En 30 segundos
- En una ferretería el trabajo repetitivo está en el stock de miles de referencias, los pedidos a muchos proveedores y los encargos de clientes.
- Con Make, n8n o Zapier se pueden automatizar los avisos de stock bajo, los borradores de pedido y el aviso al cliente cuando llega su encargo.
- La IA ayuda a ordenar fichas de producto y a preparar respuestas a consultas frecuentes, siempre revisadas.
- El consejo técnico (qué taco, qué tornillo, qué producto para cada trabajo) se queda en la persona del mostrador.
El día a día de una ferretería
- Miles de referencias pequeñas, muchas con poca venta, repartidas entre cajones, expositor y almacén.
- Muchos proveedores, cada uno con su catálogo, su pedido mínimo y su día de reparto.
- Encargos de piezas que no hay en tienda, apuntados en un papel o en una libreta.
- Consultas por teléfono o WhatsApp sobre si tenéis tal medida o tal recambio.
- Clientes profesionales (fontaneros, electricistas, pintores) que necesitan el material a primera hora.
El programa de caja ya guarda casi todo lo que hace falta. La idea es usar lo que exporta para que los avisos lleguen solos y nadie tenga que ir cajón por cajón.
Qué automatizar primero
Aviso de stock bajo en lo que más se vende
El problema: el cliente pide una referencia de las de siempre y el cajón está vacío. Con tantas referencias, nadie puede revisarlas todas cada semana.
La solución: separa primero lo que más vende con un análisis ABC y pon un mínimo a esas referencias (su punto de pedido). Una automatización compara cada semana el stock con ese mínimo y avisa solo de lo que hace falta. Lo explico paso a paso en stock mínimo automático.
Borrador de pedido por proveedor
El problema: preparar el pedido de cada proveedor lleva tiempo y siempre se olvida algo hasta el siguiente reparto.
La solución: con la lista anterior, la automatización agrupa lo que falta por proveedor y prepara un borrador para el día de pedido de cada uno. El responsable lo revisa, ajusta cantidades y lo envía. Lo cuento en pedidos a proveedores automáticos.
Encargos con aviso al cliente
El problema: los encargos se apuntan en papel, el material llega y nadie se acuerda de avisar, o el cliente llama tres veces para preguntar.
La solución: cada encargo se apunta en un formulario sencillo (qué pieza, proveedor y cómo avisar al cliente). Cuando el material entra, el equipo lo marca y el cliente recibe un mensaje de que ya puede pasar a recogerlo. Si un encargo lleva demasiados días sin llegar, avisa al responsable.
Fichas de producto y respuestas frecuentes
El problema: si vendes también por internet o tienes catálogo en la web, escribir fichas de miles de productos es imposible a mano. Y por WhatsApp se repiten las mismas preguntas: horario, si hacéis copias de llaves o si cortáis tablero.
La solución: la IA prepara borradores de fichas a partir de los datos del proveedor (medidas, material, uso) y respuestas tipo para las preguntas que más se repiten. Alguien del equipo los revisa antes de publicarlos o enviarlos. Más ideas en chatbots de IA para tiendas.
Qué no se automatiza nunca
- El consejo técnico. Qué fijación aguanta un peso, qué producto sirve para una tubería o cómo se hace una reparación lo explica una persona que sabe. Un error ahí puede acabar en un accidente.
- Productos peligrosos. Disolventes, ácidos o productos con normas de venta y almacenamiento especiales: las dudas sobre su uso las resuelve siempre el equipo.
- El pedido final. La automatización propone; el responsable decide, porque conoce la obra que viene o el cliente que va a pasar.
- Datos de clientes. Para los avisos de encargos basta el nombre y cómo contactar. No se pasan a la IA. Más en qué datos no compartir con una IA.
¿Qué KPIs conviene vigilar?
| Indicador | Qué te dice | Cada cuánto |
|---|---|---|
| Rotura de stock | Qué referencias de las que más vendes están a cero | Cada día |
| Análisis ABC | Qué referencias hacen la mayor parte de la venta | Cada trimestre |
| Punto de pedido y stock de seguridad | Cuándo pedir cada referencia para no quedarte sin ella | Al preparar cada pedido |
| Stock muerto | Lo que lleva meses sin venderse y ocupa cajón | Cada mes |
| Pérdida desconocida | Lo que falta al hacer inventario frente a lo que dice el sistema: pequeño material que desaparece o errores de registro | En cada inventario |
| Ticket medio | Cuánto compra cada cliente, separando particular y profesional si puedes | Cada semana |
| Margen bruto | Qué familias dejan margen y cuáles solo volumen | Cada mes |
Calendario del año: los momentos clave
En una ferretería la venta cambia con el tiempo y con las obras de casa. Estos son los momentos que se repiten cada año.
| Cuándo | Qué pasa | Qué preparar |
|---|---|---|
| Primavera | Jardín, terraza, pintura y pequeñas reformas | Mínimos de temporada revisados antes de que suba la venta |
| Verano | Ventiladores, mosquiteras, piscina y riego; en agosto, menos profesionales | Stock de temporada pedido con tiempo y horarios de verano en Google |
| Otoño | Calefacción, aislamiento y burletes | Lo que sobró del verano a la lista de stock muerto |
| Diciembre | Regalo de herramienta y festivos | Horarios de Navidad en Google y en tu web |
Sobre las fechas: los festivos de cada año los publica el BOE (Resolución de fiestas laborales para 2027; los locales salen en el boletín de cada comunidad o provincia). Los domingos y festivos en que se puede abrir los fija cada comunidad autónoma (Ley 1/2004 de horarios comerciales, artículo 4).
Flujos y descargas para empezar
- Pedido con stock mínimo: flujo n8n (.json) y guía para Make (.md).
- Stock muerto con análisis ABC: flujo n8n (.json) y guía para Make (.md).
- Respuesta a reseñas con IA: flujo n8n (.json) y guía para Make (.md).
Todos los flujos, con cómo importarlos, están en recursos de IA y automatización.
Preguntas frecuentes
¿Cómo controlo el stock de una ferretería con tantas referencias?
No intentes controlarlas todas igual. Con un análisis ABC separas las pocas referencias que hacen la mayor parte de la venta, les pones un mínimo y dejas que una automatización te avise solo de esas. El resto se revisa con menos frecuencia.
¿Necesito cambiar el programa de caja?
Normalmente no. Basta con que pueda exportar ventas y stock por referencia a una hoja de cálculo. A partir de ahí, Make, n8n o Zapier hacen el resto.
¿Puede un chatbot responder dudas técnicas de los clientes?
Mejor que no. Puede dar el horario, decir si hacéis copias de llaves o cómo llegar. Cualquier duda sobre cómo hacer un trabajo o qué producto usar tiene que pasar a una persona del equipo.
¿Por dónde empiezo?
Por el aviso de stock bajo en las referencias que más vendes. Se repite cada semana, no toca datos de clientes y en un mes ves si te ahorra roturas.
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- Cómo enfoco estos proyectos: automatización y operaciones.
- Inventario en una tienda pequeña: cómo hacerlo sin cerrar la tienda.
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