En 30 segundos
- El stock y los mínimos ya están en tu TPV o programa de gestión: no hace falta mantener ninguna hoja a mano.
- Cada día, una automatización mira qué ha bajado del mínimo y lo agrupa por proveedor.
- La IA redacta el correo de cada pedido con el tono y las condiciones de ese proveedor.
- Tú revisas y envías. La automatización propone; la persona decide.
El problema: pedir de memoria
En muchas tiendas el pedido se hace así: alguien recorre la estantería, mira lo que queda, abre el programa para comprobar algo, escribe el correo o el WhatsApp al proveedor y repite con el siguiente. Si esa persona está de vacaciones o el día se complica, el pedido sale tarde o incompleto.
Lo curioso es que casi todo lo necesario ya está en el sistema: el stock que descuenta cada venta, el mínimo de cada referencia y el proveedor que la sirve. Lo que falta es que alguien lo junte cada día. Eso es justo lo que hace bien una automatización.
Qué necesita la automatización
- Stock actual de cada referencia, leído del TPV o del programa de gestión.
- Stock mínimo actualizado. Si los tuyos se pusieron a ojo hace años, empieza por recalcularlos automáticamente con la venta real.
- Proveedor de cada referencia con su correo, pedido mínimo y formato de caja. Suele estar en la ficha del artículo; si no, basta una pequeña tabla de proveedores en la nube (una fila por proveedor, no por producto).
- Pedidos pendientes de recibir, para no pedir dos veces lo mismo.
La receta
- Disparador: cada día a la hora en que sueles hacer pedidos, o solo los días que sirve cada proveedor.
- Leer del programa el stock, el mínimo y lo que ya está pedido y no ha llegado.
- Quedarse con lo que hay que pedir: stock más pendiente por debajo del mínimo.
- Calcular la cantidad hasta un stock objetivo, redondeada al formato de caja y respetando el pedido mínimo del proveedor.
- Agrupar por proveedor: un pedido por proveedor, no uno por referencia.
- La IA redacta el correo con la lista de referencias y cantidades, la fecha de entrega deseada y el tono que usas con ese proveedor.
- Dejarlo en borradores de tu correo, o enviarte el texto por WhatsApp si ese proveedor trabaja por ahí.
Dónde ayuda la IA (y dónde no)
La IA es buena redactando: adapta el saludo y el tono a cada proveedor, usa el código que ese proveedor tiene en su catálogo y, si se lo pides, añade una nota como «la última entrega llegó con una caja dañada». También puede señalar cosas raras: «hoy se piden 10 cajas de algo que normalmente se pide de 2 en 2».
Lo que no debe hacer es decidir cantidades por su cuenta ni enviar nada. Las cantidades salen de la fórmula y de tus mínimos; el envío lo hace una persona.
¿Por qué borrador y no envío automático?
Porque al principio siempre hay sorpresas: un stock mal contado, una referencia descatalogada, una promoción que dispara la venta. Con el borrador, la persona que conoce la tienda revisa en un minuto y envía. Cuando lleves varias semanas sin cambiar nada en los borradores de un proveedor, puedes plantearte el envío directo solo para ese.
Cerrar el círculo: el pedido pendiente
Si tu programa gestiona pedidos de compra, la automatización puede crear el pedido allí cuando lo apruebas y el stock pendiente se tiene en cuenta solo. Si no, cuando el correo sale, la automatización lo anota en una hoja en la nube como «pendiente de recibir», y al registrar la entrada de mercancía en el TPV esa línea se cierra. Así no se vuelve a pedir lo mismo al día siguiente.
Tu primer paso hoy
- Elige el proveedor al que más pides y comprueba en tu programa que sus referencias tienen proveedor, mínimo y formato de caja. Con ese proveedor puedes probar la receta esta semana.
El objetivo no es que la máquina compre por ti. Es que nunca más se te olvide pedir lo que se vende solo.
Tienes más recetas en 5 tareas de tienda que puedes automatizar esta semana. Y si quieres saber cuánto tiempo se os va en pedidos y tareas parecidas, prueba la calculadora de horas o el autodiagnóstico.