En 30 segundos
- Cinco tareas repetitivas de tienda que se automatizan sin programar con Make, Zapier o n8n.
- Cada receta tiene disparador, pasos y resultado, con la herramienta y los datos que necesitas.
- Empieza con borradores y revisión humana: la automatización propone, la persona decide.
- No hagas las cinco a la vez: el plan de una semana te deja una funcionando y otra preparada.
En una tienda, el tiempo del encargado es de lo más caro que hay. Cada hora copiando datos de un sistema a otro es una hora fuera de sala, lejos del equipo y del cliente. Lo repetitivo se puede automatizar con herramientas como Make, Zapier o n8n, que conectan aplicaciones sin necesidad de programar.
Tres palabras que vas a ver en todas las recetas:
Disparador
Lo que pone en marcha la automatización: una hora fija (cada día a las 8:00) o un evento (llega un formulario, entra un correo).
Pasos
Lo que hace después, en orden: leer datos, calcular, escribir en una hoja, enviar un aviso.
Datos necesarios
La información que tiene que existir y estar accesible. Si los datos no están, no hay automatización posible.
El informe de ventas diario
El problema: imagina una tienda de ropa con 3 locales. Cada mañana alguien exporta las ventas del TPV, las pega en una hoja, compara con la semana pasada y envía un correo. Si esa persona está de vacaciones, el informe no llega.
Datos necesarios: ventas por tienda y día, un histórico en la hoja para comparar y la lista de personas que reciben el resumen.
Tu primer paso hoy
- Escribe en un papel las tres cifras que miras cada mañana. Solo esas tres. Ese es tu informe.
El cuadre de caja
El problema: el cierre acaba en una libreta o en una hoja con importes tecleados a mano, y los descuadres se descubren días después, cuando ya nadie recuerda qué pasó.
Datos necesarios: ventas del TPV por tienda y día, el fondo de caja fijo de cada tienda y el umbral de tolerancia.
Tu primer paso hoy
- Crea el formulario con esos seis campos.
- Pide que el cierre de esta noche se haga con él. La automatización la conectas mañana.
Pedidos y alertas de stock
El problema: alguien cuenta, apunta y escribe el pedido desde cero cada semana. O nadie ve que un producto se ha agotado hasta que lo pide un cliente.
Datos necesarios: stock actualizado y fiable, la hoja maestra con mínimos y el correo de cada proveedor.
XLSXPlantilla: hoja maestra de stockExcel con las columnas listas y la fórmula que marca qué pedir.Descargar ↓Tu primer paso hoy
- Elige las 20 referencias que más vendes.
- Apunta para cada una el stock mínimo y la cantidad que sueles pedir.
Un vendedor de Amazon deja de gestionar los pedidos a mano
Un proveedor alemán de Amazon gestionaba unos 30 pedidos por lotes a la semana con una hoja de cálculo. La consultora Techflow.ai automatizó con Make la confirmación de pedidos, las etiquetas de envío, las facturas, el aviso al almacén y la actualización del stock en tiempo real, con una previsión basada en ventas y plazos de producción.
Lo que te llevas: el ahorro grande no vino de las horas, sino de tener un stock fiable. Con datos buenos se pudo pedir menos y con menos errores.
Fuente: Make, caso Techflow.ai ↗. Cifras publicadas por Make.
Los cuadrantes del equipo
El problema: vacaciones, cambios de turno y bajas llegan en mensajes sueltos por WhatsApp. Alguien tiene que ordenarlos y avisar a cada persona. Se pierden mensajes y aparecen huecos sin cubrir.
Datos necesarios: lista del equipo con correo o móvil, cuadrante base y un calendario compartido.
Una multa de 42.000 € por un grupo de WhatsApp del trabajo
La Agencia Española de Protección de Datos sancionó a LVMH Iberia por añadir el móvil personal de una empleada a un grupo de WhatsApp de trabajo sin su consentimiento, y por volver a añadirla después de que ella se opusiera por escrito. La multa propuesta fue de 70.000 €, reducida a 42.000 € por pago voluntario y reconocimiento de la infracción.
Lo que te llevas: si los avisos del cuadrante van al móvil personal de alguien, pide permiso por escrito y ofrece otra vía, como el correo del trabajo o una app de la empresa.
Fuente: ECIJA, octubre de 2025 ↗
Tu primer paso hoy
- Crea el formulario de solicitud.
- Compártelo con el equipo con una frase clara: «desde el lunes, los cambios se piden por aquí».
Reseñas de Google con IA
El problema: las reseñas en Google son el escaparate digital de la tienda. Muchas se quedan sin responder porque nadie las ve a tiempo, y las negativas sin respuesta pesan.
Datos necesarios: acceso al Perfil de Empresa, una cuenta de la API de IA y una guía de tono de 5 o 6 frases.
Tu primer paso hoy
- Escribe tu guía de tono: cómo saludáis, cómo firmáis, qué nunca decís y cómo respondéis a una queja.
Everytable, 38 locales: de una sola persona contestando a todo a borradores con IA
Esta cadena de comida para llevar recibe cientos de reseñas al mes. Su responsable de atención al cliente las contestaba todas para cuidar la calidad, algo imposible de mantener. Empezó a usar borradores generados con IA ajustados al tono de la marca.
Lo que te llevas: los borradores con IA permiten repartir la tarea sin perder el tono. Es justo lo que propone la receta de arriba.
Fuente: Marqii, caso Everytable ↗. Cifras publicadas por el proveedor de la herramienta.
Las cinco, comparadas
| Tarea | Dificultad | Herramienta recomendada | Tiempo semanal estimado |
|---|---|---|---|
| Informe de ventas diario | Baja | Zapier o Make | 1 a 1,5 h |
| Cuadre de caja | Baja | Make | 1 h |
| Pedidos y alertas de stock | Media | Make o n8n | 1 a 2 h |
| Cuadrantes del equipo | Media | Zapier, Make o Power Automate | 1 h |
| Reseñas con IA | Media | Make o n8n | 0,5 a 1 h |
Los tiempos son estimaciones para una tienda hipotética de tamaño pequeño o mediano. En tu caso pueden ser mayores o menores.
Plan de una semana
No intentes hacer las cinco a la vez. Este plan te deja una automatización funcionando y otra preparada.
Mide y elige
Apunta cuánto tiempo dedicáis a cada tarea. Elige la que más tiempo quita y que sea de dificultad baja.
Reúne los datos
Accesos, hojas y listas. Crea la hoja de cálculo o el formulario.
Construye
Abre una cuenta gratuita en la herramienta elegida y monta la automatización con datos de prueba.
Prueba en real
Con datos reales, pero avisando solo a ti. Corrige lo que falle.
Actívala
Ábrela al equipo y explica en dos minutos qué cambia y qué no.
Revisa
Comprueba en el historial de ejecuciones de la herramienta que ha funcionado cada día.
Mide y repite
Anota el tiempo liberado y elige la siguiente tarea para la próxima semana.
Con una automatización que funciona y un dato de tiempo real, decidir la siguiente es mucho más fácil. Y el equipo, al ver que funciona, suele ser el primero en proponerla.