En 30 segundos
- Inventariar es contar lo que hay de verdad y compararlo con lo que dice el TPV. La diferencia es tu merma desconocida.
- Hay dos formas: el inventario anual (todo de golpe, una vez al año) y el cíclico (un trozo cada semana o cada mes). En una tienda pequeña, lo mejor suele ser combinar los dos.
- Lo que decide si sale bien es la preparación: albaranes al día, tienda ordenada por zonas y conteo a ciegas.
- El TPV, una app de escaneo y una hoja de Google hacen el recuento. Una automatización con IA te dice qué diferencias merece la pena revisar.
He hecho inventarios en tiendas muy distintas, con muchas referencias y con pocas, con escáner y con papel y bolígrafo. Los que salen mal casi nunca fallan por el conteo: fallan por lo que no se hizo antes. Un albarán sin dar de alta o una devolución a medias bastan para que el resultado no sirva.
Este artículo es para una tienda pequeña, con una o pocas personas y un TPV que lleva el stock. Si trabajas en una cadena grande, el inventario va por el ERP de la empresa (SAP, Oracle Retail, Microsoft Dynamics u otro) y su procedimiento manda; aun así, la preparación y los errores típicos son los mismos.
¿Inventario anual o cíclico: cuál te conviene?
| Inventario anual | Inventario cíclico | |
|---|---|---|
| Qué se cuenta | Toda la tienda y el almacén | Una parte cada vez: una familia, una zona, las referencias más caras |
| Cuándo | Una vez al año, a menudo al cierre del ejercicio | Cada semana o cada mes, con calendario fijo |
| Ventaja | Foto completa en una fecha concreta | Detectas los descuadres pronto, cuando aún sabes qué pasó |
| Inconveniente | Un día largo y, a veces, con la tienda cerrada | Exige constancia: si se salta un mes, se pierde el hilo |
Mi consejo para una tienda pequeña: cíclico durante el año, sobre todo de lo que más vale o más se pierde, y un anual completo para cerrar el ejercicio. Así el anual tiene pocas sorpresas. Para la valoración contable del cierre, habla con tu gestoría: el recuento es tuyo, el criterio contable es suyo.
Antes de contar: la preparación
Esto es lo que más tiempo ahorra el día del recuento:
- Albaranes al día. Todo lo recibido, dado de alta en el TPV. Lo que llegue el mismo día del inventario, se aparta y se cuenta después.
- Devoluciones y traspasos cerrados. La mercancía que sale hacia el proveedor u otra tienda, o fuera del sistema o fuera de la tienda.
- Ventas bloqueadas o fuera de horario. Si se vende mientras cuentas, el stock teórico cambia bajo tus pies. Lo ideal es contar con la tienda cerrada o fijar una hora de corte.
- Tienda ordenada por zonas. Cada estantería y cada balda con su número. Un mapa sencillo en papel o en una hoja.
- Etiquetas revisadas. Los productos sin código de barras se apartan para contarlos a mano.
- Equipos asignados. Quién cuenta cada zona, y nunca la misma persona que la repone a diario.
El recuento, paso a paso
- Saca el stock teórico del TPV a la hora de corte. Es la foto con la que vas a comparar.
- Cuenta a ciegas. Quien cuenta no ve lo que dice el sistema. Si lo ve, tiende a «encontrar» la cifra que espera.
- Zona a zona, de izquierda a derecha y de arriba abajo. Siempre en el mismo orden, y marca cada zona como contada.
- Escanea o anota cada unidad con la app de escaneo del TPV o con una app que exporte a hoja de cálculo.
- Carga el recuento en el TPV o en una hoja de Google con dos columnas: contado y teórico.
- Revisa las diferencias grandes con un segundo conteo, hecho por otra persona. Muchas diferencias desaparecen aquí: una caja en el almacén, un producto en el escaparate.
- Regulariza en el TPV solo cuando el segundo conteo lo confirma, y apunta el motivo si lo conoces.
¿Qué errores se cometen al hacer inventario?
La diferencia que queda después del segundo conteo es la merma desconocida: hurtos, errores de recepción, roturas sin registrar. Cómo atacarla, en cómo reducir las mermas de tu tienda.
Las herramientas: TPV, app de escaneo y Google Sheets
En una tienda pequeña, el stock suele estar en el TPV (tipo Shopify POS o Square) o en el programa de gestión (tipo Holded). En una cadena, en el ERP, que normalmente tiene sus propios terminales de recuento y sus informes de diferencias. Lo que cambia es de dónde salen los datos, no la lógica:
- El TPV te da el stock teórico y, en muchos casos, una función de inventario donde cargar el recuento. Mira si la tuya permite inventarios parciales: es lo que necesitas para el cíclico.
- Una app de escaneo en el móvil convierte el conteo en una lista de códigos y cantidades. Muchos TPV tienen la suya; si no, hay apps que exportan a CSV o directamente a una hoja.
- Google Sheets (o el Excel que exporta el ERP) junta contado y teórico, calcula la diferencia en unidades y en euros y deja un historial de cada recuento.
Esta guía va del recuento. Si lo que buscas es elegir un programa o una herramienta de IA para controlar el stock todo el año, lee la comparativa de programas e IA para el stock.
La automatización que te señala los descuadres
Con cien diferencias en la hoja, el problema es saber cuáles mirar primero. Una automatización con Make o n8n compara, filtra y te entrega una lista corta, con la IA ordenando las posibles causas para revisar. En una cadena, la automatización no toca el ERP: trabaja sobre el informe de diferencias que ya exporta, y solo con herramientas aprobadas por la empresa.
Te paso las diferencias de inventario por referencia: familia, unidades contadas, unidades teóricas, diferencia en euros y fecha del último albarán. Agrúpalas por familia, ordena de mayor a menor importe y, para cada grupo, sugiere qué comprobar primero (albarán pendiente, ubicación olvidada, error de código, posible merma). No des nada por seguro: son hipótesis para un segundo conteo.
Si el inventario cíclico te deja ver qué referencias se quedan sin stock a menudo, el siguiente paso es el aviso automático de stock mínimo.
Tu primer paso hoy
- Pregunta a tu proveedor del TPV (o, en una cadena, al equipo de sistemas) si permite inventarios parciales y cómo exportar el informe de diferencias.
- Haz el mapa de zonas de tu tienda y numera las estanterías.
- Elige las referencias que más valen o más se pierden y cuéntalas este viernes. Es tu primer inventario cíclico.
El inventario no es contar cajas: es saber cuánto se te escapa y por dónde. Y eso se sabe mejor un poco cada semana que todo de golpe una vez al año.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que hacer inventario en una tienda pequeña?
Un inventario completo al menos una vez al año, para cerrar el ejercicio. Además, un recuento cíclico de las referencias más caras o con más merma cada semana o cada mes.
¿Hay que cerrar la tienda para hacer inventario?
Para el anual completo, lo más fiable es contar fuera de horario. El cíclico, al ser de pocas referencias, se puede hacer con la tienda abierta si fijas una hora de corte y no vendes esas referencias mientras se cuentan.
¿Qué hago con una diferencia que no encuentro?
Después de un segundo conteo, regularízala en el TPV con un comentario. No la arrastres al año siguiente: anotada, te ayuda a ver si se repite en la misma familia o zona.
Fuentes
Consultadas en noviembre de 2026.
- BOE: Código de Comercio, texto consolidado. Su artículo 28 indica que en el libro de Inventarios y Cuentas anuales «se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales». Tu gestoría te dirá cómo te afecta según tu forma jurídica.
Para seguir: Cómo automatizo procesos con IA · Rotación de stock: qué es, fórmula y cómo calcularla · Cómo automatizar los pedidos a proveedores cuando baja el stock