En 30 segundos
- Una checklist de apertura y cierre sirve para que la tienda se abra y se cierre igual, la haga quien la haga.
- Debe ser corta, en el orden en que se recorre la tienda y con tareas que se puedan comprobar con un sí o un no.
- En papel funciona, pero nadie la revisa. En un formulario (Google Forms o Airtable), cada respuesta queda guardada.
- Con Make o n8n, el formulario avisa al encargado si falta algo, y una IA resume cada semana las incidencias que se repiten.
En todas las tiendas en las que he trabajado había una lista de apertura y cierre. En unas estaba plastificada junto a la caja; en otras, en la cabeza del encargado. Las que funcionaban tenían algo en común: alguien revisaba que se había hecho. Sin esa revisión, la lista se convierte en decoración.
Este artículo trata la operativa: luces, alarma, reposición, limpieza, seguridad. El dinero va aparte, en cómo automatizar el cierre de caja.
¿Qué debe tener una buena checklist de tienda?
- Corta. Si tiene cuarenta puntos, se marca entera sin mirar. Mejor quince bien elegidos.
- En el orden del recorrido: de la puerta al almacén, o al revés. Así no se vuelve atrás.
- Comprobable. «Tienda limpia» no se puede comprobar; «suelo de la entrada fregado» sí.
- Con hora. Una apertura que se completa a las once no sirve, aunque esté completa.
- Con un hueco para incidencias. Lo importante no es lo que se ha hecho, sino lo que no se ha podido hacer y por qué.
Checklist de apertura
Adáptala a tu tienda: quita lo que no aplica y añade lo propio de tu sector.
- Desactivar la alarma con tu código personal y revisar que no hay avisos.
- Comprobar puerta, persiana y cristales: sin daños ni señales de intento de entrada.
- Encender luces de sala, escaparate y rótulo; clima a la temperatura fijada.
- Abrir el TPV con tu usuario, comprobar que conecta y que el datáfono funciona.
- Comprobar el fondo de caja.
- Revisar mensajes, correo de la tienda y tareas del día (pedidos, recogidas, campañas).
- Reponer los huecos que se quedaron del día anterior, empezando por los productos que más se venden.
- Revisar precios y carteles de promoción: que lo que pone el cartel coincide con lo que cobra el TPV.
- Entrada, escaparate y probadores o zona de atención limpios y despejados.
- Recepción de mercancía prevista: hueco preparado en el almacén.
- Repasar con el equipo el objetivo del día y quién hace qué.
- Abrir la puerta a la hora exacta.
Los huecos en la estantería a primera hora son la forma más cara de empezar el día: es venta que se pierde sin que nadie lo note. Más en rotura de stock.
Checklist de cierre
- Avisar a los clientes unos minutos antes y cerrar la puerta a la hora.
- Recorrer probadores, aseos y almacén: que no quede nadie dentro.
- Cierre de caja hecho y registrado en el TPV.
- Efectivo guardado según el procedimiento de la tienda y fondo preparado para mañana.
- Recoger y ordenar la sala: producto de vuelta a su sitio, perchas, cestas.
- Apuntar los huecos para reponer a primera hora o dejarlos repuestos.
- Revisar productos que caducan o que hay que retirar (en alimentación, farmacia o cosmética).
- Apagar equipos que no deben quedar encendidos, escaparate según horario.
- Basura y cartón fuera, según el horario de recogida de tu zona.
- Puertas de almacén y salida de emergencia cerradas.
- Activar la alarma con tu código personal y bajar la persiana.
- Anotar cualquier incidencia del día: averías, quejas, faltas de producto.
Si lo que buscas es montarla en el móvil paso a paso, con Google Forms, una hoja y n8n, lee la guía para montar la app de checklist de apertura y cierre, que trae el flujo listo para importar.
Del papel al formulario
La lista en papel tiene un problema: nadie sabe si se hizo hasta que algo falla. Si la pasas a un formulario en el móvil, cada apertura y cada cierre queda guardado con hora y persona.
Depende de dónde trabajes. En una cadena grande, la operativa suele ir por los sistemas de la empresa: el ERP (SAP, Oracle Retail, Microsoft Dynamics u otro) y, muchas veces, una app propia de tareas o auditorías. Si ya la tenéis, la lista va ahí y no en un formulario aparte. Lo que sí puedes hacer es apoyarte en los informes que esa app o el BI ya exportan para los avisos y los resúmenes, siempre con herramientas que la empresa haya aprobado. En una tienda pequeña, con un TPV tipo Shopify POS o Square, lo más rápido es un formulario:
- Google Forms: una pregunta de casillas por bloque, una pregunta de «¿Alguna incidencia?» con texto libre y las respuestas a una hoja de Google. Es lo más rápido de montar.
- Airtable: mejor si tienes varias tiendas y quieres ver el historial por tienda, filtrar incidencias abiertas y marcarlas como resueltas.
El aviso automático, con Make o n8n
El formulario guarda los datos. La automatización hace que alguien se entere a tiempo.
En una cadena, el disparador puede ser el informe de tareas que exporta la app de la empresa en lugar del formulario; el resto del flujo es igual. Hay un segundo aviso igual de útil: el que salta cuando no llega el formulario. Una automatización programada mira a la hora de apertura si existe la respuesta del día; si no está, avisa. Así sabes que una tienda no ha abierto a su hora sin tener que llamar.
Para elegir la herramienta, tienes la comparativa de Make, n8n y Zapier.
El resumen semanal de incidencias, con IA
Las incidencias son texto libre: «la persiana hace ruido», «no ha llegado el pedido», «el datáfono se ha reiniciado dos veces». Leídas una a una, no dicen mucho. Juntas, dicen mucho.
Te paso las incidencias de apertura y cierre de la semana, con tienda, fecha y texto. Agrúpalas por tema (mantenimiento, mercancía, sistemas, seguridad, limpieza), di cuáles se repiten y en qué tiendas, y señala las que siguen sin resolver. Máximo 10 líneas. No inventes causas.
Tu primer paso hoy
- Copia las dos listas de arriba y tacha lo que no aplica en tu tienda.
- Pídele a quien abre mañana que la siga y te diga qué falta o qué sobra.
- Pásala a un formulario de Google y deja el enlace en el móvil de la tienda.
Una checklist no es desconfianza: es la forma de que la tienda funcione igual el día que abre la persona nueva.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos puntos debe tener una checklist de apertura?
Los mínimos para que la tienda esté lista. Entre diez y quince suele bastar. Si crece mucho, sepárala por bloques (seguridad, sala, sistemas) o pasa las tareas semanales a otra lista.
¿Es mejor Google Forms o Airtable?
Para una tienda, Google Forms es suficiente y se monta en una tarde. Con varias tiendas y si quieres dar seguimiento a las incidencias hasta cerrarlas, Airtable es más cómodo. Si trabajas en una cadena con su propia app de tareas, usa esa: no montes un sistema paralelo.
¿Y si el equipo marca todo sin hacerlo?
Pasa a veces, sobre todo con listas largas. Acórtala, revisa tú en tus visitas dos o tres puntos al azar y habla de los resultados con el equipo. La lista funciona cuando todos ven que se mira.
Fuentes
Consultadas en noviembre de 2026.
- Google: elegir dónde se guardan las respuestas de los formularios. Cómo enviar las respuestas de Google Forms a una hoja de cálculo, que es de donde lee la automatización.
Para seguir: Cómo automatizo procesos con IA · Cierre de caja: cómo automatizar el control de descuadres · Recursos gratis de IA y automatización para tu tienda