KPIs de una tienda física: los 12 indicadores que importan y cómo leerlos

En doce años en retail, de encargado de tienda a dirigir zonas en tres países, he visto cuadros de mando con cuarenta indicadores que nadie leía y tiendas que funcionaban de maravilla mirando tres. La diferencia no está en cuántos KPIs tienes, sino en que cada uno responda a una pregunta concreta y alguien haga algo con la respuesta.

Esta guía es para una tienda física o una cadena pequeña. Cada indicador enlaza a su ficha del glosario de retail, donde tienes la fórmula con más detalle, ejemplos y errores típicos.

Los 12 KPIs de un vistazo

Las fórmulas son las de uso más habitual. Lo importante es que en tu tienda todos las calculen igual: con o sin IVA, con o sin devoluciones, siempre del mismo modo.

Cómo encajan: la fórmula de la venta

Los cinco primeros no son indicadores sueltos: son piezas de una misma cuenta.

Venta = visitas × tasa de conversión × ticket medio, y ticket medio = UPT × precio medio por unidad.

Esta cuenta es la herramienta más útil que conozco para hablar de ventas con un equipo. En lugar de «hemos vendido poco», la conversación pasa a ser «ha entrado la misma gente, pero hemos atendido peor a las cinco de la tarde».

Venta: los cinco que explican el día

Tráfico y tasa de captación

El tráfico cuenta cuánta gente entra; la tasa de captación, qué parte de la que pasa por delante. El primero necesita un contador de personas en la puerta. La segunda, además, contar a quien pasa, algo que suele hacerse por muestras. Hablan del escaparate, la ubicación y la visibilidad, también en Google: si tu ficha de Google Business no aparece, mucha gente ni llega a pasar por delante.

Conversión

Es el indicador más ligado a lo que pasa en sala: atención, colas, producto disponible, precios claros. Mírala por franja horaria y crúzala con el cuadrante: las franjas con mucha gente y conversión baja suelen ser las que tienen menos personas atendiendo.

Ticket medio y UPT

Dicen cuánto gasta y cuántas cosas lleva quien compra. Mirados juntos te dicen si el gasto sube por cantidad (más UPT) o por precio (más precio medio por unidad). Ideas para trabajarlos en cómo usar la IA para subir el ticket medio.

Equipo, espacio y comparación

Venta por hora trabajada

Divide la venta entre las horas del equipo. Sirve para ajustar el cuadrante a la venta real de cada franja, no al revés. Lo explico paso a paso en venta por hora trabajada.

Venta por metro cuadrado

Dice si el espacio rinde. Se usa sobre todo para comparar tiendas de una cadena y para decidir cuánto espacio dar a cada familia.

LFL (like for like)

Compara la venta con el año anterior contando solo tiendas y días comparables. Es la única forma honesta de saber si creces: sin él, una apertura nueva o una Semana Santa que cae en otro mes te engañan. Tienes el cálculo y una calculadora en qué es el LFL.

Stock y margen: los cuatro que se miran menos y cuestan más

• Margen bruto: vender más no sirve si se vende peor. Míralo por familia, no solo en total.
• Rotación de stock: cuántas veces vendes el stock en un periodo. Baja rotación es dinero parado en la estantería; para encontrarlo, mira también el stock muerto.
• Rotura de stock: la venta que se pierde sin que nadie la vea. El TPV no registra al cliente que se fue sin lo que buscaba.
• Merma: caducidades, roturas, robos y errores administrativos. Cómo registrarla sin perder tiempo en mermas en tienda.

Cuáles mirar cada día, cada semana y cada mes

Doce indicadores cada mañana son demasiados. El reparto que me ha funcionado:

Errores al montar un cuadro de KPIs de tienda

• La media de las medias: el ticket medio del mes no es la media de los tickets medios de cada día. Suma la venta del mes y divídela entre los tickets del mes.
• Mezclar criterios: un informe con IVA y otro sin él, devoluciones que a veces cuentan y a veces no.
• Indicadores sin dueño: si nadie es responsable de mover un número, nadie lo mira.
• Informes que llegan tarde: un dato de ayer sirve para actuar hoy; el mismo dato a final de mes ya solo sirve para explicar.
• Comparar tiendas que no se parecen: una tienda de calle y una de centro comercial tienen conversiones distintas por naturaleza.

Plantilla de KPIs diarios en Excel (gratis)

Para empezar hoy sin programa nuevo: apunta cada día la venta, los tickets, las unidades, las visitas y las horas trabajadas. La plantilla calcula el ticket medio, las UPT, la conversión y la venta por hora de cada día, y en el resumen los saca del periodo que elijas con los totales, no con la media de las medias.

Cómo tenerlos sin tocar Excel

La plantilla es un buen comienzo, pero apuntar datos a mano cada noche se acaba dejando. El TPV ya tiene la venta, los tickets y las unidades; el contador de personas, las visitas. Una automatización con Make, Zapier o n8n puede juntarlos cada mañana, calcular los indicadores y mandarte un resumen escrito por la IA con lo que se ha movido.

Un ejemplo completo, con flujo descargable, en el informe de ventas del lunes que llega solo a tu correo. Y si quieres ver cómo lo planteo para una tienda o una cadena, en operaciones y KPIs lo cuento.

Tu primer paso hoy

• Elige los cuatro indicadores diarios y escribe en una hoja cómo se calcula cada uno en tu tienda (con o sin IVA, devoluciones).
• Descarga la plantilla y apunta los datos de los últimos siete días desde el informe Z.
• Comprueba si tienes contador de personas y si puedes exportar sus datos por hora. Sin él, la conversión es una suposición.
• Decide quién mira cada indicador y qué hace si se mueve.

Un buen cuadro de KPIs no es el que más números tiene, sino el que hace que alguien cambie algo en la tienda antes de que acabe la semana.

Preguntas frecuentes

Para seguir: Cuadros de mando y KPIs automáticos · Glosario de retail: los KPIs de tienda, explicados con ejemplos · Qué es el LFL (like for like) en ventas y cómo calcularlo sin errores