En 30 segundos
- En una óptica el trabajo repetitivo está en las citas, el seguimiento de los encargos al laboratorio y el stock de monturas y lentes de contacto.
- Con Make, n8n o Zapier se automatizan los recordatorios de cita, el aviso de «tus gafas ya están» y el aviso de monturas que no rotan.
- La IA ayuda con borradores de respuestas a reseñas y publicaciones, siempre revisados.
- La graduación, la revisión visual y los datos de salud de los clientes se quedan siempre en el profesional.
El día a día de la gestión en una óptica
- Citas de revisión que se piden por teléfono y huecos que se pierden porque alguien no viene.
- Encargos al laboratorio: gafas graduadas y lentes que tardan unos días y que el cliente pregunta cuándo llegan.
- Monturas en exposición, muchas referencias de varias marcas y colecciones que cambian cada temporada.
- Lentes de contacto y líquidos, una compra que se repite cada cierto tiempo.
- Reseñas en Google, muy importantes para que te elijan en el barrio.
El programa de gestión de la óptica ya guarda citas, encargos y ventas. La idea es aprovechar lo que exporta para que los avisos lleguen solos.
Qué automatizar primero
Recordatorio de cita
El problema: un hueco de revisión vacío es tiempo del óptico que no se recupera.
La solución: la cita se pide por web o se apunta en la agenda, y el día antes sale un recordatorio con la opción de cambiarla. Si alguien cancela, el hueco se ofrece a la lista de espera. Sin preguntar por el motivo de la revisión: eso se habla en la óptica. Lo cuento con más detalle en IA para clínicas y negocios con cita.
Aviso de «tus gafas ya están»
El problema: las gafas llegan del laboratorio y el aviso al cliente depende de que alguien se acuerde. Mientras, el cliente llama para preguntar.
La solución: cuando el equipo marca el encargo como recibido y revisado, el cliente recibe un mensaje para pasar a recogerlas. Si un encargo lleva más días de los normales sin llegar, avisa al responsable para reclamarlo al laboratorio. El mismo esquema que en encargos de clientes por WhatsApp.
Monturas que no rotan
El problema: en exposición hay monturas de colecciones pasadas que ocupan sitio y dinero.
La solución: una vez al mes, la automatización lista las monturas sin venta en los últimos meses, por marca y colección, para decidir si se devuelven, se cambian de sitio o se rebajan. Lo explico en stock muerto con análisis ABC.
Reseñas
El problema: las reseñas llegan y no da tiempo a contestarlas.
La solución: la IA prepara un borrador y el equipo lo revisa. Nunca se menciona la graduación ni nada de la salud de quien escribe. Lo cuento en cómo responder reseñas con IA.
Qué no se automatiza nunca
- La revisión y la graduación. Son trabajo del óptico-optometrista. Ninguna IA decide una graduación ni interpreta una prueba.
- Dudas de salud visual por WhatsApp, redes o reseñas: las responde siempre una persona del equipo, y si hace falta se deriva al oftalmólogo.
- Datos de salud de los clientes. Graduaciones, historiales y pruebas no se pasan a la IA. Su protección es responsabilidad de la óptica. Más en qué datos no compartir con una IA.
- La adaptación de lentes de contacto y cualquier consejo sobre su uso: siempre del profesional.
¿Qué KPIs conviene vigilar?
Son indicadores de la parte de negocio: citas, encargos y tienda. Nada de esto toca la parte clínica.
| Indicador | Qué te dice | Cada cuánto |
|---|---|---|
| Citas perdidas | Cuántos huecos de revisión se quedan vacíos | Cada semana |
| Tasa de conversión | Cuántas revisiones acaban en compra de gafas o lentes | Cada mes |
| Ticket medio | Cuánto se gasta cada cliente en gafas graduadas, de sol o lentes | Cada mes |
| Encargos retrasados | Qué encargos al laboratorio tardan más de lo normal | Cada día |
| Stock muerto | Monturas de colecciones pasadas sin venta | Cada mes |
| Margen bruto | Cuánto deja cada familia: graduado, sol y contactología | Cada mes |
Calendario del año: los momentos clave
| Cuándo | Qué pasa | Qué preparar |
|---|---|---|
| Primavera | Entra la colección de sol | Monturas de sol del año pasado a la lista de stock muerto antes de que llegue la nueva |
| Verano | Pico de gafas de sol; menos revisiones en agosto | Horarios de verano en Google y agenda de septiembre abierta con tiempo |
| Septiembre | Vuelta al cole: revisiones de niños | Huecos de agenda y recordatorios preparados |
| Diciembre | Regalo y festivos | Horarios de Navidad en Google y en tu web |
Sobre las fechas: los festivos de cada año los publica el BOE (Resolución de fiestas laborales para 2027; los locales salen en el boletín de cada comunidad o provincia).
Flujos y descargas para empezar
- Stock muerto con análisis ABC: flujo n8n (.json) y guía para Make (.md).
- Respuesta a reseñas con IA: flujo n8n (.json) y guía para Make (.md).
- Prompts de atención al cliente: pack de prompts (.md).
Todos los flujos, con cómo importarlos, están en recursos de IA y automatización.
Preguntas frecuentes
¿Qué se puede automatizar en una óptica?
La parte de gestión: recordatorios de cita, aviso al cliente cuando sus gafas están listas, encargos retrasados, monturas que no rotan y borradores de respuestas a reseñas. La revisión y la graduación, no.
¿Puedo avisar a los clientes de que les toca la revisión?
Solo a quien haya aceptado recibir ese aviso y sin dar detalles de su graduación ni de su salud en el mensaje. Antes de montarlo, revisa con tu asesor de protección de datos qué consentimiento tienes.
¿Hay que cambiar el programa de gestión de la óptica?
No. La idea es aprovechar lo que ese programa ya exporta (citas, encargos y ventas) y montar los avisos alrededor. Pregunta a tu proveedor qué informes puede programar.
¿Por dónde empiezo?
Por el aviso de «tus gafas ya están». Se repite cada día, no necesita datos de salud y en pocas semanas notas menos llamadas.
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