En 30 segundos
- En una floristería el trabajo repetitivo está en los encargos, las fechas clave del año y la flor que se pierde.
- Con Make, n8n o Zapier se automatizan la recogida de encargos, la hoja de producción de cada día y los recordatorios de fechas a clientes que lo piden.
- La IA ayuda con borradores de mensajes para tarjetas, publicaciones y respuestas, siempre revisados.
- El diseño de cada ramo, la compra de flor y el trato en momentos delicados se quedan en el equipo.
El día a día de una floristería
- Encargos que llegan por teléfono, WhatsApp, Instagram y en persona, cada uno con su fecha, su hora y su dirección.
- Fechas que lo concentran todo: San Valentín, Día de la Madre y Todos los Santos.
- Flor que dura días: lo que no se vende a tiempo se tira.
- Repartos que hay que ordenar por zona y hora.
- Encargos para funerales, con prisa y con un trato que pide mucho cuidado.
Qué automatizar primero
Todos los encargos en un solo sitio
El problema: un encargo apuntado en un papel, otro en un WhatsApp y otro en un mensaje de Instagram. En San Valentín, alguno se pierde.
La solución: un formulario sencillo (qué, para cuándo, entrega o recogida, mensaje de la tarjeta) que rellena el cliente o el equipo desde el mostrador. Todos los encargos caen en la misma hoja, ordenados por día y hora. El cliente recibe una confirmación. El mismo esquema que en encargos de clientes por WhatsApp.
Hoja de producción del día
El problema: cada mañana hay que mirar todos los encargos para saber qué montar, en qué orden y qué flor hace falta.
La solución: a primera hora, la automatización saca de la hoja los encargos del día, los ordena por hora de entrega y zona de reparto y suma la flor que piden. El equipo empieza con la lista hecha.
Recordatorio de fechas al cliente
El problema: el cliente que compró flores por un aniversario el año pasado no se acuerda hasta el mismo día, y compra donde puede.
La solución: a quien lo pida, se le guarda la fecha y recibe un aviso una semana antes, con la opción de encargar. Solo con su permiso y sin más datos de los necesarios.
Menos flor tirada
El problema: se compra flor de más por miedo a quedarse corto, y lo que sobra se pierde.
La solución: registra las compras y la flor que se tira, por variedad, en tu TPV o programa de gestión (como baja por merma). Con unas semanas de datos, la automatización te enseña qué variedades tienen más merma y cuánto se vendió en la misma fecha del año anterior, para ajustar la compra. La decisión de compra sigue siendo tuya. Más en mermas en tienda.
Qué no se automatiza nunca
- El diseño de cada ramo. La IA puede ayudar a escribir el mensaje de una tarjeta si el cliente lo pide; el ramo lo hace la florista.
- Los encargos para funerales. Se atienden siempre en persona o por teléfono, con calma. Nada de mensajes automáticos ni de promociones en esos casos.
- La compra de flor. Los datos ayudan a ajustarla; qué se compra y a quién lo decide la floristería según lo que ve en el mercado.
- Datos de clientes. Nombres, direcciones y mensajes de las tarjetas no se pasan a la IA. Más en qué datos no compartir con una IA.
¿Qué KPIs conviene vigilar?
| Indicador | Qué te dice | Cada cuánto |
|---|---|---|
| Merma | Cuánta flor se tira y de qué variedad | Cada semana |
| Encargos por fecha | Cuántos encargos entran en cada fecha clave frente al año anterior | En cada campaña |
| Ticket medio | Cuánto se gasta cada cliente, en tienda y en encargo | Cada mes |
| Margen bruto | Cuánto deja cada tipo de trabajo: ramo, centro, planta o evento | Cada mes |
| Presupuesto de ventas | Cuánto esperas vender en cada fecha clave para comprar en consecuencia | Antes de cada campaña |
Calendario del año: los momentos clave
| Cuándo | Qué pasa | Qué preparar |
|---|---|---|
| 14 de febrero | San Valentín: rosas y encargos con entrega el mismo día | Formulario de encargos abierto con tiempo y compra ajustada al año anterior |
| Primer domingo de mayo | Día de la Madre: la fecha de más encargos | Hoja de producción por tandas y zonas |
| Primavera y verano | Bodas, comuniones y eventos | Presupuestos y encargos de evento en la misma hoja |
| 1 de noviembre | Todos los Santos: centros y ramos para el cementerio | Encargos recogidos antes y horario ampliado en Google |
| Diciembre | Flor de Pascua y decoración navideña | Horarios de Navidad en Google y en tu web |
Sobre las fechas: Todos los Santos (1 de noviembre) es fiesta en toda España; los festivos de cada año los publica el BOE (Resolución de fiestas laborales para 2027). Los domingos y festivos en que se puede abrir los fija cada comunidad autónoma (Ley 1/2004 de horarios comerciales, artículo 4).
Flujos y descargas para empezar
- Respuesta a reseñas con IA: flujo n8n (.json) y guía para Make (.md).
- Prompts de atención al cliente: pack de prompts (.md).
- Plan de la semana de la tienda: pack de prompts (.md).
Todos los flujos, con cómo importarlos, están en recursos de IA y automatización.
Preguntas frecuentes
¿Cómo organizo los encargos de San Valentín o del Día de la Madre?
Con todos los encargos en una sola hoja, entren por donde entren, y una hoja de producción que cada mañana los ordena por hora y zona y suma la flor que hace falta. Lo importante es abrir el formulario con tiempo.
¿Cómo tiro menos flor?
Registrando en el TPV o el programa de gestión lo que compras y lo que tiras por variedad. Con esos datos y la venta de la misma fecha del año anterior, la compra se ajusta mucho mejor que a ojo.
¿Puede la IA escribir el mensaje de la tarjeta?
Puede proponer ideas si el cliente lo pide, y el cliente elige o lo cambia. Nunca en encargos para funerales: ahí el mensaje es siempre del cliente.
¿Por dónde empiezo?
Por juntar todos los encargos en un solo sitio. Es lo que más errores evita en las fechas fuertes.
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