En 30 segundos
- Partes del archivo que ya recibes (Excel, CSV o PDF del ERP o del BI). No tocas SAP, Oracle Retail, Dynamics ni el BI.
- Lo limpias una vez con Power Query o con un nodo de código: fuera filas de título, subtotales y columnas que no hacen falta.
- Calculas con fórmulas la desviación frente al objetivo, el cumplimiento, el LFL y la prioridad de cada familia.
- La IA, solo la aprobada por tu empresa (por ejemplo, Copilot de Microsoft 365), convierte esos números en un plan: prioridades, cuadrante, reposición y foco comercial.
- Si quieres que llegue solo, Power Automate o n8n autoalojado lo preparan cada lunes. Tienes la plantilla de n8n y los prompts para descargar.
Tiempo para montarlo: ~1 tarde para dejarlo hecho a mano en Excel; para que llegue solo, cuenta otra y el visto bueno de sistemas.
Necesitas: el informe que ya te manda la central en Excel o CSV, Excel con Power Query y la IA que tenga aprobada tu empresa. Para automatizarlo, Power Automate o n8n autoalojado, si los tenéis.
Cuando llevaba zona, el lunes tenía siempre la misma forma: llegaba el informe de la central, lo abría, buscaba mis tiendas entre cientos de filas y, con eso, tenía que decidir dónde ir, qué pedir a cada encargado y qué contar en la reunión. El informe tenía todos los números. Lo que no tenía era el plan.
Esta guía es para encargados y jefes de zona de cadenas que trabajan con lo que les manda la central. No necesitas acceso al ERP ni permisos especiales: necesitas el archivo, una hoja de cálculo y, si quieres automatizarlo, las herramientas que tu empresa ya tenga.
Las reglas antes de tocar nada
- No se toca el ERP ni el BI. Ni conectores nuevos, ni consultas, ni usuarios técnicos. Se trabaja con el archivo que ya te llega.
- Solo la IA aprobada por la empresa. Si tu compañía usa Copilot de Microsoft 365 o tiene su propia herramienta, esa. Una cuenta personal de cualquier chat no vale para datos de la empresa.
- Sin datos de clientes ni de empleados. Nada de nombres, DNI, tarjetas de fidelización ni ventas por vendedor. Para un plan de semana no hacen falta.
- Pregunta antes de automatizar. Un flujo de Power Automate o un n8n autoalojado tocan el correo y los archivos de la empresa: cuéntaselo a tu responsable y a sistemas antes de activarlo.
Qué vas a montar
Puedes hacerlo a mano en Excel (la primera vez, recomendado) o automatizarlo para que el lunes te llegue al correo la tabla ya calculada y el plan en borrador.
¿Cómo limpiar el Excel de la central con Power Query?
Los informes de la central casi nunca están pensados para trabajar con ellos: filas de título arriba, subtotales por sección, celdas combinadas y columnas que no usas. Límpialo una vez con Power Query y la próxima semana solo tendrás que actualizar.
- Guarda una copia del archivo en una carpeta tuya. No trabajes sobre el original.
- En un Excel nuevo: Datos → Obtener datos → Desde archivo y elige el informe. Si es CSV, usa Desde el texto/CSV.
- En el editor de Power Query: Quitar filas → Quitar filas superiores hasta que la primera fila sea la de cabeceras, y después Usar la primera fila como encabezado.
- Filtra las filas de subtotal: en la columna de familia o tienda, quita las que contienen «Total».
- Quita las columnas que no estén en la tabla de abajo, sobre todo cualquiera con nombres de personas.
- Cambia el tipo de las columnas de importes a número decimal y comprueba que «11.000» se lee como once mil.
- Cerrar y cargar. La semana que viene, cambia el archivo de origen por el nuevo y pulsa Actualizar todo.
Qué columnas usar (y cuáles quitar)
| Columna | Para qué sirve | ¿Imprescindible? |
|---|---|---|
| Tienda | Agrupar y ordenar la zona | Sí (si llevas varias) |
| Familia o sección | Saber dónde está la desviación | Sí |
| Venta | La base de todo | Sí |
| Objetivo o presupuesto | Desviación y cumplimiento | Sí |
| Venta año anterior | LFL | Muy recomendable |
| Tickets y unidades | Ticket medio y UPT: saber si faltan clientes o gasto por cliente | Recomendable |
| Horas | Venta por hora y cuadrante | Recomendable |
| Roturas o cobertura | Prioridades de reposición | Si el informe lo trae |
Fuera siempre: vendedor, empleado, cliente, DNI, comentarios libres y cualquier columna con nombres de personas. El nodo de código de la plantilla hace esto solo: se queda con las columnas de la lista y descarta el resto.
¿Cómo calcular la desviación frente al objetivo en Excel?
Con la tabla limpia, añade estas columnas al lado. Están en Excel en español; si tus datos empiezan en otra columna, cambia las letras. Suponen: A Tienda, B Familia, C Venta, D Objetivo, E Venta año anterior, F Tickets, G Horas.
| Columna | Qué es | Fórmula (fila 2) |
|---|---|---|
| H | Desviación en euros | =C2-D2 |
| I | Cumplimiento (formato %) | =SI.ERROR(C2/D2;"") |
| J | LFL (formato %) | =SI.ERROR(C2/E2-1;"") |
| K | Prioridad | =SI(I2="";"sin objetivo";SI(I2<0,95;"ALTA";SI(I2<1;"media";"ok"))) |
| L | Ticket medio | =SI.ERROR(C2/F2;"") |
| M | Venta por hora | =SI.ERROR(C2/G2;"") |
Después, ordena por la columna H de menor a mayor: arriba quedan las familias que más euros pierden frente al objetivo. Esa es tu lista de trabajo. El umbral de 0,95 (95 %) es un punto de partida: ajústalo a cómo mide tu empresa.
| Tienda | Familia | Venta | Objetivo | H · Desv. € | I · Cumpl. | J · LFL | K · Prioridad |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Centro | Calzado | 9.000 | 10.000 | −1.000 | 90 % | −5,3 % | ALTA |
| Centro | Hogar | 2.000 | 2.500 | −500 | 80 % | −9,1 % | ALTA |
| Centro | Textil | 14.600 | 15.000 | −400 | 97 % | +4,3 % | media |
| Centro | Complementos | 3.300 | 3.000 | +300 | 110 % | +6,5 % | ok |
Si quieres repasar los conceptos: presupuesto de ventas y LFL (like for like), que explica por qué hay que comparar con el mismo perímetro de tiendas. Si además llevas las compras, el open to buy te dice cuánto te queda por comprar en el periodo.
De los números al plan, con la IA de tu empresa
Aquí entra la IA, y solo aquí. No le pidas que calcule: pégale la tabla ya ordenada y pídele que la convierta en un plan con un formato fijo. Si tu empresa usa Copilot de Microsoft 365, entra con tu cuenta del trabajo. Microsoft explica que, con la protección de datos empresarial, las indicaciones y respuestas no se usan para entrenar los modelos fundacionales. Aun así, lo que puedes subir lo decide la política de tu empresa, no la herramienta.
Eres el ayudante de un encargado de tienda (o de un jefe de zona). Te paso los resultados de la semana ya calculados: venta, objetivo, desviación, cumplimiento y LFL por tienda y familia, y si los hay, tickets, horas y roturas. Escribe el PLAN DE LA SEMANA: 1) PRIORIDADES (máximo 3), citando el dato exacto; 2) CUADRANTE: qué franjas o días reforzar o aligerar, solo si los datos de horas lo justifican, sin nombrar a personas; 3) REPOSICIÓN: qué familias revisar primero; 4) FOCO COMERCIAL: una acción de venta por prioridad; 5) tres PREGUNTAS para la reunión del lunes. No calcules ni cambies cifras. No inventes causas: si los datos no lo explican, escribe «sin causa clara: revisar en tienda». Máximo 25 líneas.
Tienes este prompt y cuatro más (plan de zona, cuadrante por franjas, lista de reposición y revisión del plan) en prompts-plan-semana-tienda.md. Son una plantilla de partida: cámbialos a tu forma de trabajar.
Lo que la IA devuelve es un borrador. Repásalo con la tabla delante: cada cifra del plan tiene que estar en la tabla. Si quieres más contexto sobre cómo se usa esto en el día a día de una zona, lo cuento en qué hace un area manager en retail.
Prioridades
- Calzado: −1.000 € frente al objetivo (90 %), LFL −5,3 %.
- Hogar: −500 € (80 %), LFL −9,1 %.
- Textil: −400 € (97 %), cerca del objetivo.
Cuadrante: el informe no trae horas, sin propuesta. Reposición: revisar primero Calzado y Hogar.
Foco comercial: Calzado, revisar exposición y tallas en sala. Hogar, sin causa clara en los datos: revisar en tienda.
Preguntas para la reunión del lunes
- ¿Hay roturas de tallas en Calzado?
- ¿Qué ha cambiado en Hogar frente al año pasado?
- ¿Qué hace Complementos (110 %) que se pueda copiar?
Automatízalo con Power Automate
Si tu empresa trabaja con Microsoft 365 y tienes Power Automate disponible, este es el esqueleto. Los nombres de las acciones son los de los conectores de Microsoft:
- Disparador: When a new email arrives (V3) (Office 365 Outlook), filtrado por el remitente o el asunto del informe. Microsoft avisa de que incluir los adjuntos en el disparador puede dar tiempos de espera cuando llegan muchos correos; si te pasa, déjalo en No y añade Get Attachment (V2).
- Guardar el adjunto en una carpeta de OneDrive o SharePoint con un nombre fijo.
- Leer los datos con Excel Online (Business). La acción List rows present in a table necesita que los datos estén en una tabla de Excel, y según la documentación del conector devuelve 256 filas por defecto: activa la paginación si tu informe es más largo. Si el archivo llega sin tabla, la acción Run script puede ejecutar un Office Script que la cree y limpie las filas.
- Los cálculos, en un libro con las fórmulas de arriba que lea esa tabla, o en el propio script.
- La IA: si tu empresa tiene habilitado AI Builder, la acción Run a prompt usa un prompt guardado con la tabla como entrada (lo explica Microsoft en usar tu prompt en Power Automate). Si no lo tiene, sáltate este paso.
- Send an email (V2) a ti mismo con la tabla ordenada y, debajo, el plan o el prompt listo para pegar en Copilot.
O con n8n autoalojado
Si tu empresa tiene n8n instalado en sus propios servidores, descarga la plantilla: n8n-informe-central-plan-semana.json. Es una plantilla de partida: revísala con quien administra n8n antes de usarla con datos reales.
- Importa el archivo desde el menú del workflow con Import from File y lee las notas.
- Entrada por correo: en el nodo Email Trigger (IMAP), pon el asunto exacto del informe en las reglas de búsqueda. Si tu empresa no permite IMAP, cambia ese nodo por el disparador de Microsoft Outlook o usa la entrada por carpeta, que viene desactivada.
- CSV o Excel: el flujo mira la extensión del adjunto. En el nodo CSV, revisa el separador (
;o,) y la codificación. - Configura el nodo de código («Limpiar y calcular desviaciones»): en
CONFIGpon tus tiendas, el umbral de prioridad y los nombres de columna de tu archivo. Si el informe trae filas de título, el código busca la cabecera en las 20 primeras filas. - Prompt y destinatario: tu correo del trabajo y el remitente que te autoricen.
- Prueba con un informe de semanas pasadas antes de activarlo.
Por defecto, el flujo no llama a ninguna IA: te manda la tabla calculada y el prompt con los datos, listos para pegar en Copilot o en la herramienta aprobada. La rama que llama a una IA por API viene desactivada. Actívala solo si sistemas te da un servicio aprobado y su dirección.
Cómo probarlo antes de fiarte
- Tres semanas pasadas: pasa los informes de tres semanas que ya conoces y compara la venta y el cumplimiento por tienda con lo que dice el BI. Tienen que coincidir.
- Columnas descartadas: el correo del flujo dice qué columnas ha quitado. Comprueba que entre ellas están todas las que tienen nombres de personas.
- Un archivo raro: prueba con una semana con festivo o con una tienda cerrada. Mira que no salgan cumplimientos absurdos.
- Una segunda lectura: enseña el plan a un encargado de confianza. Si no entiende de dónde sale una prioridad, el plan necesita citar mejor el dato.
Fallos típicos y cómo arreglarlos
| Lo que ves | Por qué pasa | Cómo se arregla |
|---|---|---|
| Todo el CSV en una sola columna | El separador es ; y se está leyendo como , (o al revés) | Cámbialo al importar en Power Query o en el nodo CSV |
| Tildes y eñes rotas («Secci�n») | Codificación distinta de la esperada | Prueba Latin1 o UTF-8 en el origen del archivo |
| Venta de la tienda duplicada | Se han colado los subtotales | Filtra las filas con «Total» o la columna de nivel de agregación |
| «11.000» se lee como 11 | Punto de miles leído como decimal | Configura la configuración regional en Power Query (español); el código de la plantilla ya lo corrige |
| «No encuentro las columnas» | Tu archivo llama distinto a la venta o al objetivo | Añade el nombre exacto en CONFIG.columnas |
| Cumplimientos de miles por cien | Objetivo vacío o en otra unidad (miles de euros) | Comprueba la unidad del informe y filtra las filas sin objetivo |
| El plan nombra a personas o inventa causas | Prompt sin reglas, o datos con nombres | Usa el prompt de la guía y quita esas columnas antes de pegar |
| El flujo deja de funcionar un lunes | La central ha cambiado el formato del informe | Mira las cabeceras que lista el correo de error y actualiza el mapeo |
¿Y si tu empresa usa Google Workspace?
La guía está pensada para Microsoft 365, pero se puede hacer igual con Google.
Microsoft 365
Recuerda que Power Automate viene con las licencias de empresa solo con conectores estándar, y que Copilot dentro de Excel depende de la licencia Microsoft 365 Copilot.
Sheets y Gemini
Importa el Excel de la central a Sheets. Gemini en Sheets (Business Standard o superior) limpia la tabla, crea la desviación frente al objetivo y genera el análisis. El plan de la semana, con la IA aprobada por tu empresa.
Comparo las dos suites en Microsoft 365 o Google Workspace para un comercio.
Tu primer paso hoy
- Guarda una copia del último informe de la central y límpialo con Power Query siguiendo los pasos de arriba.
- Añade las columnas de desviación, cumplimiento, LFL y prioridad, y ordena por la desviación en euros.
- Pregunta qué IA tiene aprobada tu empresa y prueba el prompt con esa tabla. Compara el plan con el que habrías hecho tú.
El informe de la central te dice cómo fue la semana. El plan es lo que decides hacer con ello, y eso sigue siendo tu trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar ChatGPT o Claude con mi cuenta personal?
Para datos de la empresa, no, salvo que tu empresa lo haya aprobado expresamente. Usa la herramienta que te hayan dado. Si no hay ninguna, puedes trabajar igual con las fórmulas y la estructura del plan, sin IA.
¿Esto sustituye al BI de la empresa?
No. El BI sigue siendo la fuente oficial de los números. Esto solo convierte lo que ya te llega en una lista de trabajo para tu semana, más rápido y siempre igual.
¿Y si cada semana el informe llega con un formato distinto?
Entonces pide a la central o al equipo de BI una vista fija con las columnas de la tabla. Es una petición pequeña y te ahorra limpiar a mano cada lunes.
¿Sirve para un jefe de zona con muchas tiendas?
Sí. Las fórmulas son las mismas; la diferencia está en agrupar por tienda y en usar el prompt de plan de zona, que propone qué tiendas visitar y con qué objetivo.
Fuentes
Consultadas en noviembre de 2026.
- Microsoft Learn: preguntas frecuentes sobre licencias de Power Automate. Las licencias de Microsoft 365 para empresas (Business Basic, Standard y Premium) incluyen flujos en la nube automáticos, programados y con botón, solo con conectores estándar, con un límite de 6.000 acciones al día.
- Microsoft: planes de Microsoft 365 Copilot para empresas. Copilot Chat se incluye sin coste adicional en los planes de Microsoft 365 elegibles; la licencia Microsoft 365 Copilot añade Copilot dentro de Word, Excel, PowerPoint y Teams.
- Ayuda de Google: Gemini en Hojas de cálculo. Crea tablas, fórmulas y gráficos, y genera análisis a partir de los datos de la hoja.
- Ayuda de Google: Gemini en Google Workspace por edición. Gemini en Sheets (análisis de datos y función AI) y en Drive está en Business Standard y Business Plus, no en Business Starter. «Ayúdame a escribir» y los resúmenes de Gmail también están en Business Starter.
Para seguir: Cuadros de mando y KPIs automáticos · Qué hace un area manager en retail: funciones, KPIs y día a día · Ajusta el cuadrante de tu tienda con la venta por hora trabajada y la IA