En 30 segundos
- Las licencias de empresa de Microsoft 365 incluyen Power Automate con conectores estándar: Excel, Forms, Outlook, Teams, OneDrive y Dropbox, entre otros.
- Con eso se montan los avisos que más tiempo ahorran en una tienda: checklist, descuadres de caja, stock bajo mínimo, encargos y facturas.
- La regla de oro: los datos en Excel tienen que estar en formato de tabla. Sin tabla, Power Automate no los ve.
- Empieza por un flujo, pruébalo una semana con datos reales y solo entonces monta el siguiente.
Power Automate es la herramienta de Microsoft para conectar aplicaciones y repetir tareas sin programar. Funciona como Make o Zapier: un disparador (llega un formulario, es lunes a las 8:00) y unas acciones (añade una fila, envía un correo). La diferencia es que, si ya pagas Microsoft 365 Business, va incluido.
Entra en make.powerautomate.com con tu cuenta de trabajo. Si no te deja crear flujos, pide al administrador de la cuenta que lo revise: algunas empresas lo tienen limitado.
Antes de empezar: qué entra en tu licencia
- Flujos automáticos, programados y con botón: incluidos en Business Basic, Standard y Premium.
- Conectores estándar: Excel Online (Business), Microsoft Forms, Office 365 Outlook, Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint y Dropbox, entre muchos otros.
- Lo que no entra: los conectores «premium» (por ejemplo, bases de datos SQL o conectores propios) y la automatización de escritorio con RPA. Si un paso muestra la etiqueta «Premium», tu licencia no lo cubre.
- Límite: 6.000 acciones al día. Para una tienda o unas pocas tiendas, sobra.
Flujo 1: la checklist de apertura, con aviso si algo falla
El equipo rellena un Microsoft Forms desde el móvil al abrir. Si alguna respuesta es «No», el encargado se entera al momento.
- Crea el formulario con las tareas de apertura como preguntas Sí/No y una pregunta abierta para incidencias. Tienes la lista en la checklist de apertura y cierre.
- Crea un Excel en OneDrive con una columna por pregunta y conviértelo en tabla (Insertar > Tabla).
- En Power Automate: Crear > Flujo de nube automatizado, disparador de Forms «Cuando se envía una respuesta nueva».
- Añade «Obtener los detalles de la respuesta» y luego, de Excel Online (Business), «Agregar una fila a una tabla».
- Añade una Condición: si alguna respuesta es «No» o la incidencia no está vacía, «Publicar mensaje en un chat o canal» de Teams.
Flujo 2: descuadres de caja cada noche
Los cierres ya están en una tabla de Excel (los mete el encargado o llegan desde el TPV). El flujo solo te escribe si alguna caja se pasa del umbral.
Usa el disparador Periodicidad y la acción «Enumerar las filas presentes en una tabla». Para quedarte solo con las filas de hoy y por encima del umbral, la acción «Filtrar matriz» es más sencilla que escribir consultas. Si la lista queda vacía, añade una condición para no enviar nada: un correo diario que dice «todo bien» acaba sin leerse.
El porqué de cada paso del cierre está en cierre de caja: cómo automatizar el control de descuadres.
Flujo 3: lo que está por debajo del stock mínimo
Necesitas una tabla con referencia, proveedor, stock actual y mínimo. El stock lo puede actualizar una exportación del TPV que guardas en la misma carpeta, o alguien a mano en tiendas muy pequeñas. Los mínimos se calculan como explico en stock mínimo automático.
El correo llega a ti, no al proveedor. Revisar antes de enviar sigue siendo la parte importante, como en los pedidos a proveedores automáticos.
Flujo 4: los encargos que se recogen hoy y mañana
Son dos flujos: uno guarda cada encargo nuevo en la tabla y otro, programado, filtra los de hoy y mañana. En la tabla pon una columna «Estado» que el equipo cambia a «Recogido». Así el aviso de cada mañana solo trae lo pendiente. Qué datos pedir (y cuáles no) lo cuento en encargos de clientes por WhatsApp.
Flujo 5: las facturas del correo, guardadas solas
Usa el disparador de Office 365 Outlook «Cuando llega un correo electrónico nuevo (V3)» con «Solo con datos adjuntos» activado, y la acción de OneDrive «Crear archivo». Pon en el nombre del archivo la fecha y el remitente para encontrarlo luego. Es la base para que después una IA lea las facturas, como en facturas de proveedores automáticas.
Si algún proveedor te da la factura en papel, una solicitud de archivos de Dropbox le deja subir la foto sin cuenta, y Power Automate tiene conector estándar de Dropbox para seguir desde ahí. Lo explico en Dropbox para ordenar los papeles de la tienda.
¿Y la IA? Copilot dentro de los flujos
Power Automate tiene funciones de IA, pero muchas son «premium» o van con créditos aparte. Para una tienda pequeña, lo práctico es separar: el flujo junta los datos y te los manda, y tú usas la IA de tu cuenta de empresa para leerlos. Copilot en Outlook está disponible para todos los suscriptores de Microsoft 365: puedes pedirle que resuma el correo semanal de incidencias o que te diga qué se repite.
Si tienes la licencia Microsoft 365 Copilot, también puedes analizar la tabla directamente en Excel: lo cuento en Copilot en Excel para ventas y stock.
Errores típicos y cómo arreglarlos
- «No se encuentra la tabla»: el Excel no tiene formato de tabla o le cambiaste el nombre. Selecciona los datos, Insertar > Tabla, y vuelve a elegirla en el paso.
- El flujo se ejecuta pero no filtra: las fechas de Excel llegan como números. En «Enumerar las filas», pon el formato de fecha en ISO 8601.
- Llegan correos duplicados: tienes dos flujos con el mismo disparador. Revisa «Mis flujos» y desactiva el viejo.
- Funciona contigo y no con el equipo: el Excel está en tu OneDrive personal. Muévelo a una carpeta compartida o a SharePoint.
Tu primer paso hoy
- Entra en make.powerautomate.com con tu cuenta de trabajo y comprueba que puedes crear un flujo.
- Elige el flujo 1 o el 2, el que más tiempo os quite ahora mismo.
- Prepara la tabla de Excel antes de abrir Power Automate: las columnas claras ahorran la mitad del trabajo.
Power Automate no hace nada que no pudieras hacer tú. Lo que hace es acordarse cada día, también cuando estás en otra tienda.
Preguntas frecuentes
¿Power Automate es gratis?
No es gratis como producto, pero viene incluido en las licencias de empresa de Microsoft 365, con conectores estándar. Si ya pagas Business Basic, Standard o Premium, no tienes que pagar más para estos cinco flujos.
¿Necesito saber programar?
No. Los flujos se montan eligiendo pasos de una lista. Lo único parecido a programar son las condiciones y algún filtro, y para eso basta con saber qué columna comparar con qué valor.
¿Puedo conectar mi programa de TPV?
Depende del programa. Si tiene conector en Power Automate, comprueba si es estándar o premium. Si no lo tiene, la vía sencilla es que el TPV envíe el informe por correo o lo exporte a una carpeta, y que el flujo lo recoja desde ahí.
¿Y si mi tienda usa Google Workspace?
Los mismos flujos se pueden montar con Google Forms, Sheets y Apps Script, o con Make, n8n o Zapier. Comparo las dos suites en Microsoft 365 o Google Workspace para un comercio.
Si quieres ver cuántas horas a la semana se van en tareas como estas, prueba la calculadora de horas.
Fuentes
Consultadas en noviembre de 2026.
- Microsoft Learn: preguntas frecuentes sobre licencias de Power Automate. Las licencias de Microsoft 365 para empresas (Business Basic, Standard y Premium) incluyen flujos automáticos, programados y con botón, solo con conectores estándar, con un límite de 6.000 acciones al día.
- Microsoft Learn: tipos de licencias de Power Automate. Otras licencias de Microsoft 365 incluyen un conjunto limitado de capacidades de Power Automate.
- Microsoft Learn: lista de conectores estándar. Incluye Excel Online (Business), Microsoft Forms, Microsoft Teams y Dropbox.
- Soporte de Microsoft: cómo funciona Copilot Chat en las aplicaciones de Microsoft 365. Copilot en Outlook está disponible para todos los suscriptores.
Para seguir: Cómo automatizo procesos con IA · Checklist de apertura y cierre de tienda, lista para copiar · Cierre de caja: cómo automatizar el control de descuadres