En 30 segundos
- Las dos sirven para una tienda pequeña. La mejor suele ser la que ya usa tu equipo, porque cambiar de correo y de archivos cuesta más que cualquier diferencia de precio.
- Microsoft 365 trae Power Automate en sus licencias de empresa: flujos programados y automáticos con Excel, Outlook, Forms y Teams, sin pagar aparte.
- Google Workspace trae Gemini en Gmail desde el plan más básico, y Gemini en Sheets y la función
=AI()desde Business Standard. - Copilot dentro de Excel y Word va con la licencia Microsoft 365 Copilot. Antes de pagarla, prueba lo que ya tienes incluido.
Cuando una tienda pregunta qué herramienta de IA contratar, la primera pregunta que hago es otra: ¿con qué correo trabajáis? Si la respuesta es Outlook o Gmail con el dominio de la tienda, ya estáis pagando una suite que trae IA y automatización. Muchas veces basta con activarla y aprender a usarla.
Este artículo no busca un ganador. Busca que sepas qué tienes ya, qué te falta y cuándo merece la pena cambiar.
¿Qué incluye cada suite para una tienda?
| Para qué | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Correo con tu dominio | Outlook | Gmail |
| Hojas de cálculo | Excel (escritorio y web) | Google Sheets |
| Formularios en el móvil | Microsoft Forms | Google Forms |
| Archivos compartidos | OneDrive y SharePoint | Google Drive |
| Chat del equipo | Teams | Google Chat |
| Automatizar sin programar | Power Automate (conectores estándar) | Apps Script (con algo de código) o Make/n8n/Zapier |
| IA en el correo | Copilot en Outlook | Gemini en Gmail |
| IA en la hoja de cálculo | Copilot en Excel, según licencia | Gemini en Sheets y =AI(), desde Business Standard |
¿Qué IA viene incluida y cuál se paga aparte?
Es la parte que más confunde, porque los nombres cambian a menudo. Esto es lo que dicen hoy las páginas oficiales (enlazadas en las fuentes):
Copilot Chat incluido, Copilot completo aparte
Copilot Chat se incluye sin coste adicional en los planes de empresa elegibles, y Copilot en Outlook lo tienen todos los suscriptores. Para usar Copilot dentro de Excel, Word, PowerPoint y Teams con tus archivos hace falta la licencia Microsoft 365 Copilot, que se añade al plan o viene en los planes «with Copilot».
Gemini por niveles de plan
Con Business Starter tienes Gemini en Gmail: «Ayúdame a escribir», respuestas sugeridas y resúmenes. Gemini en Sheets (análisis, fórmulas, gráficos), la función =AI() y Gemini en Drive piden Business Standard o Business Plus.
¿Qué puedes automatizar con cada una sin pagar más?
Aquí está la diferencia más práctica para una tienda.
Microsoft 365: las licencias de empresa (Business Basic, Standard y Premium) incluyen Power Automate con conectores estándar: flujos automáticos, programados y con botón. Excel Online, Forms, Teams, Outlook y también Dropbox son estándar. El límite es de 6.000 acciones al día, de sobra para una tienda. Lo que no entra son los conectores «premium» (bases de datos, muchos programas externos).
Google Workspace: no trae un equivalente visual a Power Automate. Tienes Apps Script, que se escribe con código pero tiene activadores por tiempo (cada día, cada lunes) que funcionan sin abrir la hoja. Para no programar, lo habitual es conectar Gmail y Sheets con Make, n8n o Zapier; los comparo en la comparativa de Make, Zapier y n8n.
¿Cuál encaja mejor con tu tienda?
- Tu central o tu gestoría trabaja en Excel con macros, tablas dinámicas y Power Query: Microsoft 365. Te ahorras conversiones y formatos rotos.
- Tu equipo trabaja casi todo desde el móvil y compartís hojas sencillas: Google Workspace es más ligero en el navegador del móvil.
- Quieres automatizar sin código y sin otra herramienta: Power Automate es la ventaja clara de Microsoft 365.
- Quieres IA en la hoja de cálculo sin pagar un extra aparte: Google Workspace desde Business Standard trae Gemini en Sheets y
=AI(). - Ya usas el Perfil de Empresa de Google, Search Console y Looker Studio: con una cuenta de Google todo queda en el mismo sitio.
¿Merece la pena cambiar de una a otra?
Casi nunca por la IA. Cambiar de suite significa mover el correo, los archivos, los calendarios y las costumbres del equipo, y eso es semanas de trabajo. Si estás contento con tu correo, saca partido a lo que ya tienes:
- Con Microsoft 365, empieza por los flujos de Power Automate para una tienda y por Copilot en Excel.
- Con Google Workspace, empieza por el informe de ventas con Gemini en Google Sheets.
Y si guardas albaranes, fotos y contratos en Dropbox, convive bien con las dos: lo cuento en Dropbox para ordenar los papeles de la tienda.
Tu primer paso hoy
- Entra en la consola de administración de tu cuenta y apunta qué plan exacto tenéis (por ejemplo, Business Basic o Business Starter).
- Con ese nombre, mira en las fuentes de abajo qué IA y qué automatización te incluye.
- Elige una tarea que se repita cada semana y móntala con lo que ya pagas antes de contratar nada nuevo.
La mejor herramienta de IA para tu tienda suele ser la que ya pagas y nadie ha abierto.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar Excel si la tienda tiene Google Workspace?
Sí. Sheets abre y guarda archivos de Excel, y Drive los previsualiza. Lo que puede fallar son las macros y algunas funciones avanzadas. Si dependes de un Excel complejo de la central, pruébalo antes con una copia.
¿Copilot y ChatGPT son lo mismo?
No. Son productos de empresas distintas. Lo importante para una tienda es que Copilot con la cuenta de empresa funciona dentro de tu contrato con Microsoft, igual que Gemini con la de Google. Más sobre esto en cómo usar la IA sin poner en riesgo los datos de tus clientes.
¿Necesito el plan más caro para tener IA?
No para empezar. Con el plan básico de las dos tienes IA en el correo. La IA en la hoja de cálculo es lo que cambia: en Google pide Business Standard o superior y en Microsoft depende de la licencia de Copilot.
¿Y si trabajo solo con un Gmail gratuito?
Puedes empezar así, pero para el equipo y los datos de clientes conviene una cuenta de empresa con tu dominio: controlas quién entra, qué se comparte y qué pasa cuando alguien se va.
Si quieres saber cuánto tiempo se os va en tareas que se podrían automatizar, prueba la calculadora de horas.
Fuentes
Consultadas en noviembre de 2026.
- Microsoft: planes de Microsoft 365 Copilot para empresas. Copilot Chat se incluye sin coste adicional en los planes de Microsoft 365 elegibles; la licencia Microsoft 365 Copilot añade Copilot en Word, Excel, PowerPoint y Teams. Hay planes Business Standard y Business Premium «with Copilot».
- Soporte de Microsoft: cómo funciona Copilot Chat en las aplicaciones de Microsoft 365. Copilot en Outlook está disponible para todos los suscriptores; en Excel, lo que puedes usar depende de la licencia.
- Microsoft Learn: preguntas frecuentes sobre licencias de Power Automate. Las licencias de Microsoft 365 para empresas incluyen flujos automáticos, programados y con botón con conectores estándar y un límite de 6.000 acciones al día.
- Microsoft Learn: lista de conectores estándar. Incluye Excel Online (Business), Microsoft Forms, Microsoft Teams y Dropbox.
- Ayuda de Google: Gemini en Google Workspace por edición. Gemini en Gmail desde Business Starter; Gemini en Sheets, la función AI y Gemini en Drive en Business Standard y Business Plus.
- Google for Developers: activadores instalables de Apps Script. Activadores por tiempo que ejecutan un script sin abrir la hoja.
- Google Workspace: planes y Microsoft 365: planes para empresas, para consultar el precio vigente.
Para seguir: Cómo automatizo procesos con IA · Las mejores herramientas de IA para un pequeño comercio en 2026, por tarea · Make, n8n o Zapier: cuál elegir para tu negocio (comparativa práctica)