En 30 segundos
- Pasa la checklist a un formulario en el móvil: una pregunta Sí/No por tarea, un campo de incidencias y una foto. Cada envío queda guardado con hora, tienda y persona.
- Primer aviso: si una tarea llega en «No» o hay incidencia, el encargado recibe un mensaje al momento.
- Segundo aviso: si a la hora límite una tienda no ha enviado la checklist, también llega un mensaje. Lo comprueba una fórmula, no una persona.
- Cada lunes, una IA agrupa las incidencias de la semana por tema. Solo recibe tienda, fecha y texto de la incidencia.
Tiempo para montarlo: ~1 tarde para el formulario, la hoja y los avisos, y una semana de prueba con una tienda.
Necesitas: Google Forms y Sheets (o AppSheet), Make o n8n, un bot de Telegram o un correo para los avisos y acceso por API a una IA para el resumen del lunes.
La lista de apertura y cierre, con sus doce puntos por momento, está en checklist de apertura y cierre de tienda. No la repito aquí. Este artículo es el montaje: qué crear, qué preguntas, qué columnas, cómo conectar los avisos, cómo probarlo y qué suele fallar.
Lo que he visto funcionar en tienda es sencillo: la lista se rellena porque alguien la mira, y alguien la mira cuando le llega lo importante sin tener que buscarlo. Eso es lo que vas a montar.
Qué vas a montar
Tienda pequeña o cadena: qué cambia
Tienda pequeña (TPV en la nube, Holded, una o pocas tiendas): monta todo con Google Forms o AppSheet, una hoja de Google y Make o n8n.
Cadena con SAP, Oracle o Dynamics: si la empresa tiene una app de tareas o auditorías, la checklist va ahí, no en un formulario paralelo. Lo que sí puedes montar, con herramientas que la empresa haya aprobado, es la capa de avisos y el resumen, leyendo el informe que esa app ya exporta. El ERP no se toca en ningún caso: aquí no pinta nada.
¿Qué app usar para la checklist de la tienda en el móvil?
| Herramienta | Bien para | Ojo con |
|---|---|---|
| Google Forms | Empezar hoy. Una tienda o varias con la misma lista | La pregunta de subir foto obliga a iniciar sesión con Google |
| AppSheet | App en el móvil sobre la misma hoja, con cámara y hora automática | Más rato de montar; revisa el plan de tu cuenta de Google |
| Glide | App visual sencilla sobre una hoja | Lo mismo: revisa qué incluye tu plan |
| Airtable (formulario o Interface) | Varias tiendas y seguimiento de incidencias hasta cerrarlas | Los avisos se montan igual, cambiando el disparador |
Si dudas, empieza con Google Forms. Cuando la lista esté estable y el equipo la use, pasar a una app es cambiar la entrada; los avisos se quedan igual.
El formulario, pregunta a pregunta
En Google Forms, un único formulario para apertura y cierre, con secciones:
- Sección 1. Tienda (desplegable, obligatoria), Persona (desplegable con el equipo o respuesta corta) y Tipo (opción múltiple: Apertura / Cierre). En Tipo, usa «Ir a la sección según la respuesta» para mandar a la sección 2 o a la 3.
- Sección 2 · Apertura y sección 3 · Cierre. Una pregunta de opción múltiple obligatoria con Sí y No por cada tarea de tu lista. No uses casillas: una casilla sin marcar no te dice si se olvidó o no se hizo, y un «No» sí.
- Sección 4. Incidencia (párrafo, opcional) con este texto de ayuda: «Qué no se ha podido hacer y por qué. Sin nombres de clientes ni comentarios sobre compañeros». Y Foto (subir archivo, opcional o solo para las tareas que lo pidan: escaparate, persiana, cámara frigorífica).
- En Respuestas, vincula a una hoja de Google. La primera columna, Marca temporal, es tu hora de registro: no la pide nadie, la pone el formulario.
- Abre el enlace en el móvil de la tienda y añádelo a la pantalla de inicio.
Checklist de tiendaApertura · todas las preguntas son obligatorias
Enviar
Con AppSheet: crea la app desde la hoja, pon las tareas como columnas de tipo Sí/No, la foto como columna de imagen y la hora como columna de fecha y hora con valor inicial NOW(). La hoja resultante tiene la misma forma y los avisos funcionan igual.
La hoja: dos columnas y una pestaña más
Sobre la hoja de respuestas, añade lo que necesitan los avisos. Así la comprobación la hace una fórmula y la automatización solo lee el resultado.
- Columna Fecha, a la derecha de todo, con esta fórmula en la fila 2: =ARRAYFORMULA(SI(A2:A=""; ""; TEXTO(A2:A; "yyyy-mm-dd"))). Convierte la marca temporal en una fecha fácil de comparar.
- Columna Fallos (opcional, para verlo en la hoja): cuenta los «No» de la fila con =CONTAR.SI(E2:P2; "No"), ajustando el rango a tus columnas de tareas.
- Pestaña Control, una fila por tienda, con cuántas aperturas y cierres hay hoy:
=CONTAR.SI.CONJUNTO('Respuestas de formulario 1'!B:B; A2; 'Respuestas de formulario 1'!C:C; "Apertura"; 'Respuestas de formulario 1'!K:K; TEXTO(HOY(); "yyyy-mm-dd"))
B es la columna Tienda de las respuestas, C la columna Tipo y K la columna Fecha. Para el cierre, la misma con "Cierre".
Aviso al momento si algo falla
Primera automatización: cada respuesta nueva se mira y, si hay algún «No» o una incidencia, avisa.
Dónde llega el aviso
- Telegram es lo más sencillo de conectar. Habla con @BotFather en Telegram, escribe /newbot y guarda el token que te da. Mándale un mensaje a tu bot (o añádelo al grupo de encargados) y abre en el navegador https://api.telegram.org/botTU_TOKEN/getUpdates: ahí aparece el número de chat al que enviar. Token y número van en la credencial de Make o n8n, no en un documento compartido.
- Correo, si en tu equipo se mira más que el chat. Cambias el último paso por Gmail.
- WhatsApp: para enviar desde una automatización necesitas WhatsApp Business Platform (la Cloud API de Meta), con un número dado de alta y plantillas de mensaje aprobadas. Funciona, pero lleva más trámite. Empieza por Telegram o correo y cámbialo cuando todo lo demás esté probado.
¿Cómo saber si una tienda no ha enviado la checklist?
Este es el aviso que más vale: te dice que algo no ha pasado sin tener que llamar a la tienda.
- Hora: unos minutos después de la apertura, no a la misma hora. A la hora del cierre, más margen: el cierre se rellena al final.
- Dos automatizaciones, una para apertura y otra para cierre, o una con dos disparadores (así viene la plantilla de n8n).
- Horarios distintos: si una tienda abre más tarde los domingos, ponle su propio disparador o quítala de la lista ese día. Si no, te llegará un aviso falso cada domingo y dejarás de leerlos.
- Festivos y cierres: quita la tienda de la lista esos días. Un aviso que salta sin motivo enseña a ignorarlo.
El resumen del lunes, con IA
Te paso las incidencias de apertura y cierre de la última semana, una por línea, con tienda, fecha, tipo e incidencia. Agrúpalas por tema (mantenimiento, mercancía, sistemas, seguridad, limpieza, otros). Di cuáles se repiten y en qué tiendas, y cuáles parecen seguir sin resolver. Termina con tres acciones concretas para esta semana. Máximo 15 líneas, en español de España. No inventes causas ni datos que no estén en el texto y no menciones a personas.
A la IA le mandas solo cuatro cosas por incidencia: tienda, fecha, tipo y texto. Ni quién la rellenó ni las fotos. Y el correo lleva debajo la lista original: si el resumen dice algo raro, lo compruebas en diez segundos.
Resumen (borrador de la IA)
- Mercancía: falta el cartel de la promoción en Tienda Centro y Tienda Sur. Se repite en dos tiendas.
- Mantenimiento: la persiana del almacén de Tienda Norte cuesta bajar (miércoles y viernes). Parece sin resolver.
- Sistemas: el datáfono de Tienda Sur no conectó el jueves. No vuelve a aparecer.
Tres acciones para esta semana
- Confirmar con la central el envío de cartelería antes del lunes.
- Dar parte de la persiana de Tienda Norte a mantenimiento.
- Comprobar el datáfono de Tienda Sur en la próxima apertura.
Incidencias originales (5)
- Centro · 26/10 · Apertura · Falta el cartel de la promoción de la semana.
- Sur · 27/10 · Apertura · No ha llegado el cartel de la promo.
- Norte · 28/10 · Cierre · La persiana del almacén se queda a medias.
- Sur · 29/10 · Apertura · Datáfono sin conexión al abrir, vuelve a los 10 min.
- Norte · 30/10 · Cierre · Persiana del almacén otra vez dura.
Descarga las plantillas
Son una plantilla de partida, no probada en tu cuenta. Revisa nombres de columnas, horas y tiendas, crea tus credenciales (no llevan ninguna clave) y pruébalas con respuestas de prueba antes de usarlas en serio.
JSONFlujo n8n: checklist con avisos y resumenAviso por Telegram si algo falla o falta, y resumen semanal con IA por correo.Descargar (.json) MDGuía Make: checklist con avisos y resumenTres escenarios pequeños, módulo a módulo, con las fórmulas de la hoja.Descargar (.md)Para elegir entre las dos, tienes la comparativa de Make, n8n y Zapier.
Cómo probarlo
- Apertura perfecta: todo en Sí, sin incidencia. No debe llegar nada.
- Una tarea en No: debe llegar el aviso con el nombre de la tarea.
- Solo incidencia: todo en Sí y un texto en incidencias. Debe llegar el aviso.
- Checklist que falta: pon la hora límite a dentro de cinco minutos sin enviar la de una tienda. Debe llegar su nombre, y solo el suyo.
- Resumen: escribe cuatro incidencias de prueba, dos parecidas en tiendas distintas, y lanza el resumen a mano. La IA debe juntar las dos parecidas.
- Prueba real: una semana con una tienda antes de extenderlo.
Fallos típicos y cómo arreglarlos
| Lo que pasa | Por qué suele ser | Cómo se arregla |
|---|---|---|
| Avisa de que falta la checklist y sí se envió | El nombre de la tienda no coincide (espacio, tilde) o la fecha sale en otro formato | Usa un desplegable para Tienda y revisa la columna Fecha y la configuración regional de la hoja |
| El aviso inmediato no salta | El disparador mira una pestaña distinta o la automatización está desactivada | Comprueba la pestaña exacta («Respuestas de formulario 1») y que esté activa |
| Llegan avisos duplicados | El disparador lee de nuevo filas antiguas tras un cambio | No reordenes ni borres filas de la hoja de respuestas; filtra en otra pestaña |
| Las fórmulas dan error tras cambiar el formulario | Se ha insertado una columna nueva | Revisa las letras en Control y en la columna Fallos |
| Avisos falsos domingos y festivos | La lista de tiendas es la misma todos los días | Disparador propio para esos días o quitar la tienda |
| Todo marcado en Sí, siempre | Lista larga o nadie revisa | Acórtala y comprueba dos puntos al azar en tus visitas |
| El resumen de la IA se inventa causas | La instrucción no lo prohíbe o le llega poco texto | Deja la frase «No inventes causas» y compara con la lista original del correo |
Datos: qué no va en el formulario ni a la IA
- En incidencias, hechos y tareas: nada de nombres de clientes ni valoraciones sobre compañeros.
- Fotos de instalaciones, no de personas. Si sale un cliente en el escaparate, se repite la foto.
- A la IA solo van tienda, fecha, tipo e incidencia. Las fotos y el nombre de quien rellena se quedan en la hoja.
- Explica al equipo qué se guarda y quién lo ve. Es una herramienta de trabajo, no de vigilancia.
¿Y si tu tienda usa Microsoft 365?
La guía usa Google Forms y Sheets, pero el mismo montaje funciona con Microsoft 365.
Forms, Excel y Teams
La checklist en Microsoft Forms. En Power Automate, «Cuando se envía una respuesta nueva» guarda cada envío en una tabla de Excel y avisa por Teams si hay una tarea en «No». Un flujo programado revisa a media mañana qué tiendas no han enviado. Todos son conectores estándar.
Google Workspace
Si sigues con Google, la función =AI() clasifica las incidencias escritas y Gemini en Sheets (Business Standard o superior) te ayuda con las fórmulas de la pestaña Control.
Lo cuento con más detalle en flujos de Power Automate para una tienda.
Tu primer paso hoy
- Copia tu lista del artículo de la checklist y deja en cada parte solo lo que se pueda contestar con Sí o No.
- Monta el formulario en Google Forms y rellénalo tú mañana en la apertura.
- Conecta solo el aviso de «falta la checklist». Es el que más tranquilidad da y el más fácil de probar.
Una checklist que nadie mira es papel. Una que te avisa sola de lo que no ha pasado es una forma de estar en la tienda sin estar.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta pagar alguna herramienta?
Depende del volumen y de las herramientas que ya tengas. Google Forms y una hoja de Google vienen con una cuenta de Google. Para Make, n8n, Telegram o la API de IA, revisa en su web oficial qué incluye cada plan antes de montarlo.
¿Puedo poner la hora límite distinta por tienda?
Sí. La forma más simple es una automatización por grupo de tiendas con el mismo horario. Si cada tienda tiene el suyo, añade una columna de hora límite en la pestaña Control y compara con la hora actual.
¿Y el cierre de caja?
Va aparte, porque el dinero tiene su propio control. Lo tienes en cómo automatizar el cierre de caja, con su plantilla de aviso de descuadres.
¿Funciona con Zapier?
Sí. La lógica es la misma: nueva fila, filtro, aviso; y una búsqueda programada para la que falta. Cambian los nombres de los pasos.
Fuentes
Consultadas en noviembre de 2026.
- Microsoft Learn: lista de conectores estándar. Excel Online (Business), Microsoft Forms, Microsoft Teams y Dropbox están entre los conectores estándar de Power Automate.
- Microsoft Learn: preguntas frecuentes sobre licencias de Power Automate. Las licencias de Microsoft 365 para empresas (Business Basic, Standard y Premium) incluyen flujos en la nube automáticos, programados y con botón, solo con conectores estándar, con un límite de 6.000 acciones al día.
- Ayuda de Google: función AI en Hojas de cálculo.
=AI("instrucción"; rango)genera, resume y clasifica texto y analiza el sentimiento, celda a celda. Solo devuelve texto y no ve el resto de la hoja. - Ayuda de Google: Gemini en Google Workspace por edición. Gemini en Sheets (análisis de datos y función AI) y en Drive está en Business Standard y Business Plus, no en Business Starter. «Ayúdame a escribir» y los resúmenes de Gmail también están en Business Starter.
Para seguir: Cómo automatizo procesos con IA · Checklist de apertura y cierre de tienda, lista para copiar · Cierre de caja: cómo automatizar el control de descuadres