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Domaine 03 · Automatisation des processus

Que les tâches répétitives se fassent toutes seules.

Rapports, commandes, factures, incidents et service client : je repère ce qu’une équipe répète chaque semaine et je l’automatise avec l’IA. C’est mon cœur de métier, et c’est là qu’on récupère le plus de temps.

RapportsCommandes et facturesIncidentsService client
On collabore ? Faites le calcul
Flux · Clôture de caisse quotidienneExemple

Exemple de flux automatique : la clôture du TPE passe dans Google Sheets, on vérifie si les espèces tombent juste et, sinon, le responsable est prévenu.

Make · chaque soir à la fermeture

Je l’ai vécu en boutique

Des heures perdues dans des tâches répétitives

Ce sont des phrases que j’ai entendues (et dites) en boutique. Derrière chacune, il y a souvent des heures à récupérer.

  • «Il est dix heures et je suis encore en train de faire la caisse.»

    La clôture est recopiée à la main du TPE vers Excel, boutique par boutique.

  • «Le lundi, je perds la moitié de la matinée sur le rapport.»

    Rassembler les ventes, faire les totaux et l’envoyer quand on a le temps.

  • «Les ruptures, on les apprend par le client.»

    Personne ne regarde le stock avant qu’il manque en rayon.

Mes domaines de collaboration

Les tâches que j’automatise le plus

Chaque projet commence par une tâche concrète. Voici celles qui reviennent le plus en boutique.

AutoGénérés et envoyés automatiquement

Rapports

Ventes, stock et équipe, chaque semaine.

IAL’IA lit et extrait les données

Commandes et factures

De l’e-mail ou du PDF à votre tableur ou votre ERP.

AutoTransmis au responsable immédiatement

Incidents

Alertes des boutiques triées et attribuées.

IAAssistant nourri de vos propres données

Service client

Des réponses aux questions habituelles.

Également dans ce domaine

  • Analyse des processus
  • Intégrations et API
  • CRM et automatisation
  • Make, n8n et Zapier
  • Agents IA
  • Automatisation documentaire
  • Soutien aux autres domaines

Exemples concrets

Deux exemples en boutique, avant et après

Des situations quotidiennes du retail et ce qu’elles deviendraient avec un flux automatique.

Exemple

Clôture de caisse quotidienne

Pour les boutiques qui font leur caisse à la main chaque soir.

Avant

À la fermeture, quelqu’un recopie la clôture du TPE dans un Excel, la compare aux espèces comptées et, si ça ne tombe pas juste, le signale le lendemain. Comptez 15 à 20 minutes par boutique et par jour.

Après

La clôture arrive toute seule dans une feuille Google Sheets. Si l’écart d’espèces dépasse la marge que vous fixez, le responsable reçoit une alerte le soir même avec la boutique et la différence.

Comment ça marche : Clôture du TPEGoogle SheetsÇa tombe juste ?Alerte au responsable

OutilsMakeGoogle Sheets
Exemple

Commande fournisseur quand le stock baisse

Pour ceux qui réapprovisionnent à l’œil ou avec une liste imprimée.

Avant

Quelqu’un vérifie le stock quand il peut, note ce qui manque et rédige la commande à la main. Les ruptures se remarquent quand un client demande un article qui n’est plus là.

Après

Quand une référence passe sous le minimum que vous fixez, un brouillon de commande est préparé avec les quantités habituelles. Vous le relisez et l’envoyez : rien ne part sans votre accord.

Comment ça marche : Stock dans le tableurSous le minimumBrouillon de commandeVous validez

Outilsn8nGoogle SheetsChatGPT

Ce sont des exemples pour se faire une idée, pas des projets réels. Les heures et les chiffres sont illustratifs : chaque boutique travaille différemment, et ce qu’on peut automatiser dépend des logiciels que vous utilisez déjà.

Notre façon de travailler

Ma méthode, étape par étape

Trois phases. À chacune, on sait clairement ce que fait l’IA, ce que je fais et ce que vous décidez.

  1. Diagnostic et plan

    Vous m’expliquez comment vous travaillez et nous voyons ensemble quelles tâches se répètent et ce qu’elles pèsent. Je propose par où commencer, avec quels outils et ce qu’il faudrait, et je le mets par écrit.

    IAClasse vos tâches par heures et par fréquence.VousDécidez par laquelle on commence.

    RésultatUn plan court, par écrit, qui indique par où commencer.

  2. Construction

    Je monte le flux avec vos logiciels et je le teste avant de le mettre en service.

    IAAide à connecter vos logiciels.MoiJe teste avec des cas réels.

    RésultatLe flux qui fonctionne avec vos données.

  3. Formation et suivi

    J’explique à l’équipe ce que fait le flux, comment le vérifier et quoi faire s’il signale une erreur.

    MoiJe forme l’équipe avec vos propres cas.MoiJ’ajuste et j’accompagne l’équipe.

    RésultatDes flux qui continuent de fonctionner, et la tâche suivante sur la liste.

Après la livraison

Accompagnement

Les flux évoluent quand l’entreprise évolue. Si besoin, je reste disponible :

  • Révision des flux quand les logiciels changent
  • Prise en charge des alertes d’erreur
  • Un rapport mensuel sur le fonctionnement des flux
  • Des améliorations et la tâche suivante sur la liste

Seulement si le projet le demande et quand vous le décidez.

Mes engagements

  • Rien n’est publié ni activé sans votre accord, et vous le voyez d’abord dans une version de test.
  • Je n’accède pas à vos comptes, n’envoie pas de messages et ne fais pas de dépenses sans votre permission.
  • Je n’invente pas de données : si une donnée manque, je le dis.
  • Tout est documenté et au nom de votre entreprise.
Ma façon de collaborer, sur un cas réel

Transparence

Ce que nous faisons reste entre vos mains

  • Les flux, sur vos comptesMake, n8n ou Zapier au nom de l’entreprise, pas au mien.
  • Un guide pour chaque fluxCe qu’il fait, qui il prévient et comment l’arrêter, pour que vous ne dépendiez pas de moi.
Fernando Rivera
Fernando RiveraRetail · IA · Opérations

D’où je viens

Je ne viens pas de la tech. Je viens de la boutique.

J’ai dirigé des magasins et des secteurs pendant 12 ans chez Primaprix, Carrefour et Covirán, en Espagne, en France et au Portugal. Je sais ce que pèsent un inventaire, un planning bancal ou un rapport de dernière minute. C’est pourquoi j’automatise ce qui fait vraiment perdre du temps en boutique.

Lire mon parcours complet

Questions fréquentes

Ce que l’on me demande souvent

Dois-je changer de logiciels ?

Non. Je connecte ce que vous utilisez déjà (e-mail, Excel ou Google Sheets, votre TPE ou votre ERP) chaque fois que c’est possible.

Les données de mes clients sont-elles en sécurité ?

Je conçois chaque flux pour que les données personnelles ne sortent pas de là où elles doivent rester. Je l’explique dans cet article.

Que se passe-t-il si quelque chose cesse de fonctionner ?

Chaque flux prévient quand il échoue, et je vous apprends à le vérifier. Si besoin, je le répare moi-même.

Par où commençons-nous ?

Par une seule tâche : celle qui se répète le plus et vous prend le plus d’heures. Le diagnostic sert à la choisir. Commencer petit permet de voir si ça fonctionne avant d’aller plus loin.

Autres domaines

Je travaille aussi sur

Marque et rebrandingWeb et appOpérations et KPI

Collaborer

Quelle tâche vous prend le plus de temps ?

Si vous avez un cas similaire ou souhaitez confronter des idées, racontez-le-moi en quelques lignes et nous en parlerons.

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