En 30 segundos
- Un mínimo fijo se queda viejo en semanas: provoca roturas en lo que más se vende y exceso en lo que ya no rota.
- Una automatización lee cada semana la venta real del TPV y recalcula el mínimo de cada referencia.
- La IA propone ajustes por temporada o promociones; el encargado los aprueba antes de aplicarlos.
- Cada mañana, un aviso con lo que está por debajo del mínimo. Y de ahí, al pedido.
El problema: mínimos puestos a ojo y olvidados
Casi todos los programas de TPV y gestión tienen un campo de stock mínimo. El problema no es el campo, es quién lo mantiene. Se rellena al dar de alta el producto, con una cifra redonda, y ahí se queda.
Roturas
Lo que empieza a venderse más (temporada, una promoción, una tendencia) se agota antes de que llegue el pedido. El cliente se va sin él.
Exceso y merma
Lo que ya no rota sigue pidiéndose con el mínimo de cuando se vendía. Dinero parado en el almacén y, si es perecedero, merma.
Revisar a mano cientos de referencias cada temporada no lo hace nadie. Por eso tiene sentido que lo haga el sistema con los datos que ya tiene.
La fórmula, en un bloque
La venta diaria media sale de las últimas 4 a 8 semanas del TPV. El plazo se cuenta de pedido a estantería. Los días de seguridad cubren los picos y los retrasos: para empezar, 1 o 2.
No hace falta que nadie aplique la fórmula: la aplica la automatización, referencia por referencia, cada semana.
Recalcular los mínimos cada semana
- Leer la venta del TPV por API, integración nativa con Make o n8n, o el informe que el programa envía por correo.
- Calcular el nuevo mínimo con el plazo y los días de seguridad de cada proveedor (sus datos suelen estar ya en el programa de gestión).
- Guardar el historial en una hoja en la nube: así ves cómo evoluciona cada mínimo y por qué cambió.
- Pasar los cambios a revisión y, una vez aprobados, escribirlos en el programa. Si tu TPV no permite escribir desde fuera, te llega la lista preparada para actualizarla de una vez.
Lo que la media no ve: el papel de la IA
La media de las últimas semanas mira hacia atrás. Si llega el verano, una promoción o un puente, se queda corta. Aquí la IA ayuda: lee el historial de venta del año anterior, el calendario y las promociones previstas, y propone ajustes con su motivo.
- Promociones: subir el mínimo antes de que empiecen, no cuando ya te has quedado sin nada.
- Proveedor que falla: si los retrasos se repiten, proponer más días de seguridad para ese proveedor.
- Producto que no rota: señalar referencias con semanas sin venta, que quizá no necesitan mínimo o no deberían estar.
El aviso diario: lo que está por debajo
Con este aviso, el «creo que queda poco» se convierte en una lista. Y el paso natural es que esa lista se convierta sola en el borrador del pedido a cada proveedor: lo explico en cómo automatizar los pedidos a proveedores.
Tu primer paso hoy
- Saca de tu TPV las 20 referencias que más vendes y mira qué stock mínimo tienen puesto. Si casi todas tienen una cifra redonda o están vacías, ya sabes por dónde empezar.
- Pregunta a tu proveedor del TPV cómo se puede leer la venta y el stock desde fuera: API, integración o informe por correo.
El stock mínimo convierte el «creo que queda poco» en una cifra. Y si esa cifra se actualiza sola, deja de quedarse vieja.
Si quieres saber cuánto tiempo se os va en tareas como esta, prueba la calculadora de horas o el autodiagnóstico.