Mermas en tienda: regístralas en segundos y deja que la IA avise

En Carrefour, como Store Manager, conseguimos con el equipo bajar la merma un 5 %. No fue con una gran idea, sino con constancia: medir cada semana y hablar de ello. Antes, en el supermercado familiar de Badajoz, había aprendido lo mismo de la forma difícil: la merma no avisa. Hoy esa constancia se puede apoyar en herramientas que entonces no existían.

El problema: la merma que nadie apunta

La escena es conocida. Un yogur caducado, una botella rota, fruta que ya no se puede vender. Se tira, y como hay cola en caja, la baja se deja «para luego». Luego nunca llega, o se apunta en un papel que se pierde, o alguien la pasa al programa a final de semana de memoria.

Resultado: el TPV cree que hay stock que no existe, los pedidos salen mal y la merma real aparece entera en el inventario, mezclada con robos y errores, sin forma de saber qué pasó.

Registrar una baja en diez segundos

La clave es que registrar sea más fácil que no hacerlo. El empleado hace una foto al producto y escribe o dice «tres, caducados». La IA hace el resto:

• La IA no decide sola: devuelve «3 × Yogur natural pack 4, Lácteos, caducado. ¿Correcto?» y la persona contesta «sí» o corrige.
• Motivos cerrados: caducado, roto, mal estado, robo detectado, consumo interno. Así luego se puede agrupar.
• El coste lo pone el sistema: la automatización busca el precio de coste de la referencia en el programa de gestión, no lo escribe nadie.

Si prefieres algo más guiado, un formulario en el móvil con esos mismos cuatro campos funciona igual de bien. Lo importante es que se haga en el momento.

La merma por familia, calculada sola

La fórmula es corta: merma (%) = merma en euros a coste ÷ venta del periodo × 100. Lo pesado era juntar los dos datos. Ahora las bajas están en el historial y la venta, en el TPV, así que una automatización lo cruza cada lunes:

Compárate contigo misma: el mismo mes del año anterior y la evolución semana a semana. Una tienda con mucho fresco siempre tendrá más merma que una de envasado, y eso no dice nada.

Que la IA busque los patrones

Con unas semanas de historial, la IA puede leer las bajas y la venta y señalar lo que a simple vista se escapa. No toca nada: propone, y el encargado decide.

• Producto que se tira siempre el mismo día: «El pan de molde integral se da de baja casi todos los martes». Propuesta: bajar el pedido del lunes o rebajarlo el domingo.
• Rebajas tardías: si casi todo lo caducado se tira sin haber pasado por rebaja, sugiere marcar el descuento un día antes.
• Recepción: muchas bajas por «mal estado» justo después de la entrega de un proveedor apuntan a revisar mejor al recibir.
• Pedir de más: referencias con merma alta y rotación baja son candidatas a bajar su stock mínimo.

Para elegir la herramienta que conecta todo esto, en esta comparativa explico Make, Zapier y n8n con el mismo ejemplo.

Tu primer paso hoy

• Pregunta a tu proveedor del TPV si permite registrar bajas o leer la venta por familia desde fuera (API, integración o informe por correo). Con esa respuesta sabrás qué parte se puede automatizar ya.
• Mientras tanto, elige las tres familias donde más tiras y prueba esta semana a registrar sus bajas con una foto por WhatsApp.

La merma se reduce midiéndola cada semana y hablando de ella con el equipo. Si registrarla cuesta diez segundos, por fin se mide.

Si quieres saber cuánto tiempo se os va en tareas como esta, prueba la calculadora de horas o el autodiagnóstico.